Analiza sytuacji: opcje, cechy, etapy i wyniki analizy

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Liderzy są często zmuszeni do podejmowania decyzji niezgodnych z istniejącym planem, ale w oparciu o obecną sytuację. Dzieje się tak z różnych powodów. Głównym zadaniem menedżera jest analiza sytuacji, opracowanie i przyjęcie najbardziej optymalnego kierunku działania w rozwiązywaniu powstałych problemów.

Co to jest

Analiza sytuacji to sposób przetwarzania informacji, który najpierw dzieli je na części, a następnie dokładnie analizuje każdy element z osobna, aby znaleźć problem i go rozwiązać. Na przykład zysk przedsiębiorstwa może się zmniejszyć z powodu rosnących kosztów lub z powodu spadku przychodów, wzrostu należności i innych czynników. Aby określić, który czynnik wpłynął na zmianę zysku, konieczne jest zbadanie tych czynników.

Dopiero po zidentyfikowaniu przyczyny decydent (DM) będzie mógł opracować plan działania i rozwiązać problem. W celu analizy sytuacji osoba uprawniona powołuje zespół specjalistów, którzy zestawiają dane i przeprowadzają analizyprocedury, każdy w swoim własnym obszarze wiedzy i umiejętności.

Kto przeprowadza analizę

Analiza konkretnych sytuacji prowadzona jest nie przez jedną osobę, ale przez kilka grup. Kieruje nimi menedżer lub decydent (DM). Zespół składa się z:

• Eksperci pierwszego poziomu. Zbierają i przetwarzają podstawowe informacje.
• Eksperci drugiego poziomu. Analizuj raporty i opracowuj pomysły na rozwiązanie problemu.
• Grupa analityczna. Analizuje pomysły opracowane przez ekspertów drugiego stopnia i wybiera najbardziej realistyczne z ich punktu widzenia opcje rozwoju wydarzeń. Analitycy opracowują strategie biznesowe i strategie rozwiązywania problemów.
• Decydent wybiera spośród proponowanych opcji strategii rozwoju tę, która jego zdaniem jest najodpowiedniejsza do rozwiązywania problemów w obecnej sytuacji. Ponosi za to pełną odpowiedzialność.

Tylko duża firma może pozwolić sobie na wykonywanie prac na dużą skalę przy użyciu kilku grup specjalistów. W większości przypadków szef firmy przeprowadza analizę sytuacji z udziałem jednej grupy – specjalistów z działów. Praca drugiej grupy i analityków jest wykonywana przez osoby będące członkami kierownictwa firmy, księgowych, marketerów i inżynierów. Zbierają się na spotkanie biznesowe, omawiają sytuację i szukają rozwiązań problemów.

Postępowanie

Analiza rozpoczyna się od identyfikacji odchyleń wyników firmy od planowanych. Np. w kwartale sprawozdawczym ujawniono spadek przychodów o 30%, a menedżer nie potrafi wyjaśnić przyczynten poziom spadku. W takim przypadku powinien zebrać grupę ekspertów i zbadać sytuację. Proces składa się z następujących etapów analizy sytuacji:

1. Identyfikacja odchyleń wskaźników - identyfikacja problemu.
2. Organizacja grupy ekspertów przez lidera.
3. Przypisanie każdemu ekspertowi strony do pracy.
4. Zbieranie informacji według działu.
5. Eksperci przetwarzają otrzymane informacje, wykorzystując swoją specjalistyczną wiedzę i umiejętności.
6. Przygotowywanie raportów postępu przez specjalistów.
7. Badanie tych raportów przez kierownika, dyskusja na walnym zgromadzeniu nad treścią raportów.
8. Opracowywanie rozwiązań problemu i wprowadzanie jednego lub więcej w życie.

Przygotowanie raportu i jego prezentacja

Liderzy są zawsze zajęci pracą, więc nie mają czasu na czytanie długich, obszernych raportów. Sugeruje to, że informacje zawarte w raporcie powinny być przedstawione zwięźle, zwięźle i najlepiej w wizualny i wygodny sposób. Lepiej, jeśli zamiast setek zapisanych stron i kolumn liczb raport zawiera wykresy, diagramy, wyniki obliczeń oraz opinię eksperta, który przeprowadził analizę w określonym obszarze. Oczywiście raport powinien wskazywać źródła informacji i najważniejsze wskaźniki, które w opinii eksperta spowodowały odstępstwo w pracy firmy. Dlatego technologia analizy sytuacji problemowych powinna zostać wypracowana zanim taka sytuacja wystąpi. Firma musi posiadać komputery ze specjalnym oprogramowaniem dorozwiązywanie podobnych problemów.

Prezentacja każdego raportu nie powinna zająć więcej niż 15 minut, aby badanie i dyskusja wyników analizy sytuacji nie ciągnęła się przez kilka dni. Raporty muszą być oparte na faktach, a informacje aktualne w momencie ich przygotowania i prezentacji.

Co lider robi z otrzymanymi informacjami

Uzyskanie wyników analizy sytuacji w formie raportu to dopiero połowa sukcesu. Ponadto informacje te powinny zostać przestudiowane i przeanalizowane przez szefa firmy. A tu wiele zależy od jego wiedzy i doświadczenia. Jednocześnie doświadczenie to nie tylko jego osobiste doświadczenie, ale także to, jak dobrze wie, jak podobne sytuacje były rozwiązywane w innych przedsiębiorstwach. Menedżer zazwyczaj spotyka się z innymi menedżerami i ekspertami, w tym z tymi, którzy byli zaangażowani w analizy terenowe i raportowanie, przed podjęciem ostatecznej decyzji.

Jakie są sytuacje

Sytuacje powodujące problemy są standardowe i niestandardowe. Do rozwiązywania standardowych problemów menedżerowie wykorzystują metody analizy sytuacji przez analogię. Oznacza to, że porównują dane, które mają na temat innych przedsiębiorstw, z tymi, które uzyskano w wyniku badania ich firmy. Jeśli sytuacje są podobne, to stosują te same metody, aby rozwiązać problem.

Jeśli sytuacja jest niestandardowa, zastosuj metody analizy konkretnych sytuacji. W tym celu wykorzystuje się różne programy komputerowe do modelowania możliwych opcji rozwoju, wykonywania obliczeń, dynamiki badań itp. W tym celu kierownik może skorzystać ze specjalnych programów komputerowych do symulacji na podstawie wprowadzonych danych. Na przykład Project Expert służy nie tylko do opracowywania biznesplanów, ale także do przewidywania pracy istniejących przedsiębiorstw.

Problem można rozwiązać bez pomocy programów komputerowych, ale to skomplikuje i tak już skomplikowane obliczenia. Ponadto eksperci będą musieli narysować wykresy i diagramy, aby przygotować raport. Zajmie to dużo czasu. Kierownik nie może używać specjalnego oprogramowania, ale tylko w przypadku, gdy modelowanie na komputerze jest niepraktyczne. Na przykład w przypadku siły wyższej, jeśli musisz działać szybko, a rozwiązanie nie zależy od przeszłego stanu rzeczy lub dynamiki. Jednocześnie ilość i jakość napływających informacji nie wystarcza do zbudowania modelu na komputerze.

Burza mózgów jako metoda rozwiązania

W trudnych sytuacjach, gdy menedżer potrzebuje nietuzinkowego rozwiązania złożonego problemu, może skorzystać z tej metody analizy konkretnej sytuacji - zebrać wszystkich ekspertów, kierowników działów i zorganizować "burzę mózgów". Istotą tej metody jest to, że każdy uczestnik spotkania wyraża swoją opinię na temat możliwej przyczyny problemu i sposobu jego rozwiązania. Prawo do wyrażania swoich opinii i pomysłów przysługuje każdemu, natomiast żaden z uczestników nie powinien, zgodnie z zasadami, być sarkastyczny w stosunku do opinii drugiego.

Oczywiste jest, że dyskusja nad problemem powinna odbywać się w ramach etykiety biznesowej iZapisz się. Jednak decyzję nadal podejmuje kierownik lub osoba do tego wyznaczona. W wyniku burzy mózgów menedżer otrzyma jednocześnie kilka wartościowych pomysłów. Taka analiza ma zarówno zalety, jak i wady. Główne plusy to szybkość i duża ilość opcji, minusem jest to, że taka analiza sytuacji nie zawsze oddaje rzeczywisty stan rzeczy i często cierpi na brak obiektywizmu.

Problemy z modelowaniem wydarzeń

Główny problem technologii analizy przypadków polega na tym, że eksperci muszą pracować z dużą ilością informacji, co może powodować błędy. Duże ilości danych, które trzeba przetworzyć w krótkim czasie, również stanowią problem w modelowaniu rozwoju zdarzeń. Albo analiza potrwa znacznie dłużej i wynik straci na aktualności, albo z powodu ograniczonej ilości informacji wyniki analizy zostaną uzyskane z dużym stopniem zniekształcenia. W rezultacie model może być w najlepszym razie nieefektywny, w najgorszym – doprowadzić do bankructwa.

Trzy główne czynniki wpływają na skuteczność analizy. Są to kwalifikacje eksperta, ilość informacji, które może przetworzyć oraz czas dostępny na analizę sytuacji.

Analiza SWOT

analiza SWOT to badanie i ocena mocnych i słabych stron przedsiębiorstwa, a także jego możliwości rozwoju i zagrożeń, z jakimi się boryka lub może się zmierzyć. Poniżej znajduje się macierz do przeprowadzania analizy SWOT.

Górna lewa komórka wskazuje mocne strony i możliwości, jakie ma firma i które zostały zidentyfikowane podczas monitorowania i na pierwszym etapie analizy sytuacji. Przykładem może być sytuacja, w której wyszło na jaw, że firma ma pozycję monopolisty na rynku wytwarzania niektórych produktów, a dzięki pewnej technologii, którą posiada, może ją wyprodukować jeszcze taniej. Analiza pomoże zidentyfikować rodzaj produktu, zanim konkurenci wejdą na rynek.

Prawa górna komórka wskazuje mocne strony i zagrożenia. Na przykład w przypadku niektórych podstawowych produktów firmy, z których firma czerpie największe zyski, pojawiło się kilka konkurencyjnych firm, które wytwarzają podobne produkty i sprzedają je taniej.

W lewej dolnej komórce znajdują się wady i możliwości przedsiębiorstwa. Na przykład, pomimo wysokich kosztów, produkt wytwarzany przez firmę jest poszukiwany.

Prawa dolna komórka wskazuje słabości i zagrożenia. Pierwszym może być wysoki koszt produktów lub ich niska jakość, a jako zagrożenia – działania konkurencji lub wypłacalność konsumentów. Jak wygląda analiza SWOT, można zobaczyć w powyższej tabeli.

Zaletą analizy SWOT przy analizie i ocenie sytuacji jest to, że umożliwia ona ocenę nie tylko czynników wewnętrznych, ale także zewnętrznych, które mogą mieć nawet większe znaczenie niż wewnętrzne.

Analiza czynnikowa

Analiza czynnikowa to metoda analizy sytuacji polegająca na wykonywaniu obliczeń na podstawiedane dotyczące pracy przedsiębiorstwa oraz budowy wieloczynnikowego modelu stanu obecnego i dalszego rozwoju przedsiębiorstwa. Zazwyczaj ta metoda jest wykorzystywana do oceny kondycji finansowej firmy. Obliczane są wskaźniki takie jak płynność, rentowność, siła finansowa i prawdopodobieństwo bankructwa.

Analiza sprawy

Jest to metoda analizy, gdy po zapoznaniu się z raportami na temat aktualnego stanu przedsiębiorstwa uczestnicy spotkania są dzieleni na grupy i rozpraszają się do grupowej dyskusji nad otrzymanymi informacjami. Następnie spotykają się ponownie, a każda grupa przedstawia swoje pomysły opinii publicznej do dyskusji.

Średnia wielkość grupy to od trzech do siedmiu osób. Mogą wyrażać swoje pomysły zarówno na walnym zgromadzeniu, jak i bezpośrednio osobie, która ma podjąć decyzję. Analiza przypadku obejmuje opis problemu, porównanie go z podobnymi przypadkami oraz rozwiązanie. Oznacza to, że grupy powinny opowiedzieć, jak widzą sytuację, jak ona dla nich wygląda i jakie kroki należy podjąć, aby rozwiązać problem.

Ocena uzyskanych wyników

Po wykonaniu działań wypracowanych w wyniku analizy sytuacji konieczna staje się ocena tych wyników, czyli ponowna analiza. Tylko w tym przypadku sprawdzany jest nie stan przedsiębiorstwa, ale efekt po wdrożeniu rozwiązań w praktyce. Aby to zrobić, użyj metody porównania tego, co było przed i po zmianach.

Rola analizy w pracy firmy

Bez regularnej fizycznej analizy sytuacjinormalny rozwój przedsiębiorstwa jest niemożliwy. Menedżer powinien zawsze mieć świadomość tego, co się dzieje i umieć określić nie tylko stan firmy, ale także perspektywy jej rozwoju. Pomaga nie tylko dowiedzieć się, jakie są niedociągnięcia w pracy przedsiębiorstwa, ale także zidentyfikować zewnętrzne zagrożenia i możliwości zwiększenia jego konkurencyjności i rozwoju. Należy to jednak zrobić szybko i przy minimalnych kosztach. Szybka analiza umożliwia utrzymanie stabilności finansowej firmy, identyfikację istniejących niedociągnięć w pracy oraz znalezienie rezerw na ich eliminację. W przyszłości menedżer będzie mógł korzystać z benefitów, które dają mu doświadczenie i wiedzę zdobytą w wyniku pracy.