Certyfikat akceptacji wykonanej pracy: cechy, wymagania i próbka

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Prawie każda transakcja wymaga potwierdzenia w formie dokumentów. Jeśli więc mówimy o przelewie środków, to wymagany jest wyciąg z banku lub polecenie zapłaty. Jeżeli umowa obejmuje świadczenie usług, sporządza się akt odbioru wykonanej pracy. Jest to dwustronny dokument potwierdzający kwotę lub fakt zapłaty i wykonania pracy.

Dlaczego sporządzono akt?

W próbnym świadectwie odbioru wyraźnie widać, że wykonawca wywiązał się ze swoich zobowiązań. Klient z kolei potwierdza swoim podpisem, że zgadza się z ustalonym kosztem, jakością usług i jest gotów za nie zapłacić, jeśli umowa nie przewiduje 100% przedpłaty.

Ustawy mogą być sporządzane co miesiąc, etapami lub jednorazowo, dla określonej pracy. Muszą być wykonane w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazywany jest kontrahentowi, a drugi klientowi.

W podatkuprzepisy nie przewidują formy takiego dokumentu, ale istnieją pewne wymogi, których należy przestrzegać, aby móc zaliczyć wydatki do pomniejszenia podstawy opodatkowania, która jest brana pod uwagę przy ustalaniu podatku dochodowego.

Ustawa federalna „O rachunkowości” przewiduje wyraźny wymóg przygotowania tego rodzaju dokumentu dla absolutnie wszystkich firm, w przeciwnym razie takie wydatki nie będą brane pod uwagę przy obliczaniu podatku dochodowego. W praktyce inspektorzy podatkowi oprócz ustawy wymagają również zawarcia umowy obligatoryjnej o świadczenie usług lub wykonanie pracy. Wyjątkiem może być drobna usługa domowa, na przykład uzupełnianie wkładu do drukarki lub naprawa sprzętu biurowego.

Zasady projektowania

Nie ma znaczenia w jakiej formie drukowany jest zaświadczenie o odbiorze wykonanej pracy: na logo firmy, z logo firmy, czy na zwykłej kartce papieru. Najważniejsze, że jest poprawnie wykonany i spełnia wymagania księgowe.

Podstawowe zasady:

1. Dokument musi być sporządzony na podstawie konkretnej transakcji. Szczegóły umowy muszą być zapisane w ustawie.
2. Musi zawierać pełny i szczegółowy opis świadczonej usługi lub wykonanej pracy, jej cechy jakościowe i ilościowe.
3. Musi posiadać informację o zgodzie klienta na świadczenie określonych usług.
4. Należy wskazać miejsce i datę kompilacji.
5. Pełne dane stron, pieczęcie i podpisy osób upoważnionychosoby.

Jeśli akt nie zawiera tych informacji, wystarczy po prostu je zakwestionować.

Należy pamiętać, że wszelkie literówki, nieścisłości i błędy mogą doprowadzić do tego, że klient lub wykonawca nie będą mogli dochodzić swoich praw w sądzie.

Dokument pomiędzy podmiotami prawnymi

Jeżeli współpracują ze sobą dwie organizacje posiadające osobowość prawną, to są one zobowiązane do sporządzenia aktu odbioru świadczonych usług lub wykonanej pracy. Należy to zrobić nie tylko dla obsługi podatkowej w przypadku kontroli, ale także dla ubezpieczenia osobowego. Jeżeli w terminie określonym w umowie klient stwierdzi, że usługa nie została wykonana w całości lub nie została wykonana tak wysokiej jakości jak uzgodniły strony, wówczas od transakcji można się odwołać na drodze sądowej.

Niektóre funkcje redagowania dokumentu pomogą Ci się chronić:

• W przypadku świadczenia kilku usług, każda powinna być umieszczona w osobnej linii i dokładnie opisana. Takie informacje możesz przedstawić w formie tabeli.
• Świadectwo akceptacji musi zawierać informacje o pełnych danych obu stron. W takich przypadkach można uniknąć sporów dotyczących osoby podpisującej i innych subtelności w sądzie.
• Kwota płatności musi być zapisana cyframi i powtórzona słownie.
• W idealnym przypadku kwota kontraktu i aktu powinny być dokładnie takie same.

Jeśli to możliwe, zaleca się weryfikację autentyczności podpisów sygnatariuszy po obu stronach.

Współpraca między osobami fizycznymi i prawnymi

W niektórych przypadkach firmy zatrudniają osoby do wykonywania określonego rodzaju pracy lub świadczenia usług. W takim przypadku prawodawstwo nakazuje wydanie aktu akceptacji wykonanej pracy bezbłędnie. Próbka takiego dokumentu również nie jest przewidziana prawem, ale przedsiębiorstwo musi mieć prawo do uwzględnienia tych kosztów przy ustalaniu podstawy opodatkowania.

Ustawodawstwo przewiduje również obowiązek zawarcia umowy z osobą fizyczną i dołączenia paragonu BSO, który jest ścisłym formularzem sprawozdawczym. Pokwitowanie potwierdza fakt, że dana osoba otrzymała zapłatę za swoją pracę. W formie aktu akceptacji między osobą fizyczną a osobą prawną, zaleca się wskazanie obecności lub braku roszczeń obu stron względem siebie.

Współpraca z IP

Podobnie jak w innych przypadkach, osoby prawne współpracujące z indywidualnymi przedsiębiorcami muszą sporządzić akt. Świadectwo odbioru musi zawierać pełne informacje o indywidualnym przedsiębiorcy: Imię i nazwisko. i NIP, adres zamieszkania, dane kontaktowe.

W przypadkach, gdy indywidualny przedsiębiorca zatrudnił pracowników, ustawa musi zawierać informacje o wykonawcy określonej pracy.

Usługi transportowe

W przypadku świadczenia usług transportowych, akt odbioru wykonanych usług potwierdza fakt, że kontrahent dostarczył uzgodniony ładunek dookreślony czas i miejsce.

Oprócz wymagań ogólnych dokument musi przedstawiać trasę ruchu. Należy również wskazać pojazd, jego numer rejestracyjny i inne dodatkowe cechy, w tym szczegóły listu przewozowego i numerów listów przewozowych.

Akty pośrednie

W praktyce istnieje taki dokument, jak akt pośrednia akceptacji usług lub wykonanej pracy. Jest on kompilowany, gdy jakiś wynik pośredni powinien być zarejestrowany przez pewien okres czasu. Na przykład, jeśli umowa przewiduje wykonanie prac zgodnie z harmonogramem.

Inną sytuacją, w której można sporządzić akt tymczasowy, jest audyt biurowy. W takich przypadkach wymagany jest dokument do rejestrowania wykonania określonego rodzaju pracy przez określony czas.

Ponadto akt może służyć jako dowód w sądzie. Jeżeli przedsiębiorca wystąpi do inwestorów lub wierzycieli o opóźnienie, to możliwe, że będą wymagane dokumenty potwierdzające konieczność pozyskania dodatkowych środków.

Przykładowy certyfikat usługi lub akceptacji pracy używany w takich sytuacjach zawiera te same informacje, co w standardowych przypadkach.

Akt korygujący

Ten rodzaj certyfikatu akceptacji jest wymagany, gdy początkowy zakres prac lub usług nie spełnia warunków określonych w umowie. Dokument jest zazwyczaj wymagany przez wykonawcę, aby mógł wystawić dodatkową fakturę do zapłaty. Można jednak zastosować akt korygującyzgłosić reklamację do wykonawcy, jeśli klient był niezadowolony z jakości.

Podczas komunikacji z tymi samymi pożyczkodawcami i inwestorami może być również wymagany dokument korygujący, aby przedsiębiorca mógł potwierdzić potrzebę dodatkowego finansowania.

Zamykanie

Sporządzanie aktu akceptacji nie jest kaprysem służby podatkowej, ale raczej okazją do ochrony przed pozbawionym skrupułów kontrahentem. Dość często zdarzają się przypadki, kiedy wykonawca świadczy usługi lub wykonuje prace na czas, z wysoką jakością, otrzymuje za to umówione pieniądze, ale z jakiegoś powodu nie podpisuje ustawy. W przyszłości, jeśli klient zechce zwrócić chociaż część wpłaconych kontrahentowi środków, to bez dokumentu mu się nie uda. Jednocześnie, jeśli klient uda się na drogę sądową, uzna utraconą korzyść, to wykonawca może również podwoić roszczenia powoda.

Z drugiej strony, jeśli wykonawca jest pozbawiony skrupułów, a klient nie wykazuje w ustawie swoich prawnych wymagań jakościowych, to praktycznie niemożliwe jest wykazanie w przyszłości, że usługa lub praca nie spełnia wymagań umowy i innych dokumentów regulacyjnych.

Ustawa jest bardzo łatwa do sporządzenia. Najważniejsze jest, aby wyświetlić główne punkty: szczegóły stron, jakość i zakres prac itp., wtedy strony nie będą miały żadnych problemów.