Przepływy informacji w logistyce to Pojęcie i klasyfikacja, charakterystyka i przykłady

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Logistyka informacji zajmuje się organizacją przepływów danych, które towarzyszą wartościom materialnym w procesie ich przemieszczania. Umożliwia powiązanie dostaw, produkcji i sprzedaży. Przepływy informacji w logistyce są narzędziem do zarządzania procesami przemieszczania i magazynowania produktów. Gwarantuje to terminową dostawę towaru w odpowiedniej ilości, uzgodnionej konfiguracji i wymaganej jakości przy minimalnych kosztach i optymalnej obsłudze.

Informacje ogólne

Podczas analizy koncepcji i klasyfikacji przepływów informacji w logistyce należy najpierw dotknąć głównych elementów. Należą do nich:

1. Przepływ.
2. System.
3. Technologia.

Przepływy informacji w logistyce to arterie transportowe, które przenoszą dane do i z systemu zarządzania. Wszystkie niezbędne informacje muszą zostać dostarczone w wymaganym terminie. W tym celu logistyka informacji spełnia następujące funkcje:

1. Zbieranie danych.
2. Analiza.
3. Przenieś.
4. Przechowywanie i gromadzenie.
5. Filtrowanie strumienia danych w celu wybrania dokładnie tego, co jest potrzebne w konkretnym przypadku dla określonego poziomu kontroli.
6. Łączenie i rozdzielanie informacji.
7. Wykonaj podstawowe przekształcenia.
8. Kontrola przepływu danych.

A wszystko to odbywa się za pomocą informacji - zbioru różnych informacji, które istnieją i mogą być rejestrowane, przekazywane, przekształcane i wykorzystywane w interesie (lub przeciwko nim) przedmiotu gospodarczego. Najczęściej są wykorzystywane do realizacji funkcji zarządczych, takich jak planowanie, księgowość, analiza ekonomiczna i regulacja.

Czym one są i jakie są?

Należy zauważyć, że przepływ materiałów i informacji w logistyce jest ściśle powiązany. Dzięki temu dane krążące w układach logicznych pozwalają na zarządzanie i kontrolę wykonywanych operacji. Jednocześnie rozważana jest duża liczba cech klasyfikujących. Zatem rodzaje przepływów informacji w logistyce, w zależności od kierunku komunikacji, mogą być:

1. Poziomo. Wiadomości są przesyłane za pośrednictwem powiązań gospodarczych między partnerami na tym samym poziomie zarządzania.
2. Pionowo. Przepływ wiadomości przechodzi od kierownictwa do podrzędnych ogniw systemu.

W zależności od tego, gdzie przechodzą:

1. Zewnętrzny. Przepływ wiadomości odbywa się w środowisku zewnętrznym w stosunku do systemu.
2. Krajowy. W systemie krąży strumień wiadomości.

W zależności od kierunku jazdy:

1. Wejście. Przepływ komunikatów jest wysyłany do samego systemu logicznego lub jednej z jego części składowych.
2. Weekend. Przepływ wiadomości jest przesyłany poza system logiczny lub jedną z jego części składowych.

W zależności od stopnia tajności:

1. Zwykłe.
2. Tworzenie tajemnicy handlowej.
3. Zawiera tajemnice państwowe.

W zależności od zakresu:

1. Lokalny.
2. Poza miastem.
3. Daleko.
4. Międzynarodowy.

Oto krótka klasyfikacja przepływów informacji w logistyce. Ale to nie wszystko. Mówiąc o przepływie materiałów i informacji w logistyce, należy również wskazać stopień synchronizacji. Na przykład dane mogą prowadzić, podążać jednocześnie z wartościami lub po nich. Ponadto przepływy te mogą być skierowane w jednym kierunku lub w przeciwnych kierunkach. Jednocześnie są takie niuanse:

1. Zaawansowany przepływ informacji to wiadomość przed przybyciem, która zwykle zawiera tylko informacje o zamówieniu.
2. Informacje na temat cech ilościowych i jakościowych są dostarczane jednocześnie.
3. Dane następujące po przepływie materiałów to informacje o wynikach przekazania towarów, potwierdzeniach, różnych reklamacjach itp.

Specyfika przekazu informacji

Powinienzauważ, że ścieżki, po których poruszają się strumienie, mogą się nie pokrywać. Jednocześnie na krążące informacje wpływają:

1. Źródło ich występowania.
2. Kierunek ruchu.
3. Natężenie przepływu.
4. Szybkość odbioru i transmisji.

Aby stworzyć wysokiej jakości systemy informacyjne, konieczne jest badanie przepływów w kontekście określonych wskaźników. Co to oznacza w praktyce? Załóżmy, że musimy rozwiązać problem zapewnienia miejsca pracy w komputery. Jednocześnie nie ma danych o tym, jakie ilości informacji przez nią przechodzą, a szybkość przetwarzania napływających informacji nie została określona. Aby zorientować się w przepływach, musisz je ocenić za pomocą kilku cech:

1. Źródła występowania. Informacje mogą tworzyć zarówno uczestnicy łańcuchów logicznych, jak i powiązane organizacje.
2. Kierunek rozróżnia bezpośrednie, pośrednie, poziome i pionowe. W pierwszym przypadku zakłada się, że wiadomość zawiera wymagania, które muszą być spełnione. Pośredni – jest to przekazywanie danych w celu zapoznania się z zagadnieniem. Przepływy poziome są tworzone między uczestnikami tego samego poziomu, a przepływy pionowe są tworzone, gdy menedżerowie wchodzą w interakcje z podwładnymi.
3. Wielkość transferu danych. Można to wyjaśnić na kilka sposobów. Najpopularniejszym jest określenie liczby dokumentów lub arkuszy (stron) w strumieniu. Dodatkowo wycena dokonywana jest w specjalnych jednostkach pomiarowych systemów komputerowych. W przypadku małych strumieni można użyć liczby wierszy w dokumencie lub użytych słów.(dosł.).
4. Cykliczność, czyli jak często generowane są przesyłane dane.

Związek między przepływami materiałów i informacji w logistyce jest bardzo ścisły, a wszystkie niezbędne dane muszą być przekazywane na czas, w przeciwnym razie wiąże się to z opóźnieniem w trwających procesach biznesowych.

Biurokratyczne chwile

Wszystkie przepływy informacji o charakterze dokumentacyjnym muszą przejść przez procedurę zatwierdzania. Na przykład zaplanowane wiadomości są zatwierdzane przez kierownictwo przedsiębiorstwa i przekazywane kierownictwu sklepów. Każdy dokument musi być podpisany przez konkretną osobę. Odbywa się to w celu określenia uprawnień i obowiązków jednostek w określonych sektorach działalności. Jeśli nie ma podpisu, dokument jest uznawany za nieważny. Należy zauważyć, że jeśli nie ma z tym problemów, pojawiają się pytania dotyczące ważności i okresów przechowywania. Dotyczy to w pełni komunikatów informacyjnych. Niektóre z nich można zebrać w paczkach, inne są przechowywane na nośnikach elektronicznych.

Przepływy i systemy informacji w logistyce - w celu zapewnienia ruchu materiałów. Optymalnie jest, jeśli wszystkie zmiany zachodzą synchronicznie. Ale w praktyce dostarczenie niezbędnych dokumentów często spotyka się wcześniej i na odwrót. W pierwszym przypadku odbiorca jest uważany za opiekuna towaru do momentu otrzymania wszystkich dokumentów. Ale lepiej jest przewidywać przepływ informacji, a nie materialny. Jego rozmiar jest mierzony ilością informacji, które są przetwarzane lub przesyłane w jednej jednostce czasu. Cybernetyka bada to bardziej szczegółowo. Jednostką przepływu informacji w logistyce jest trochę. Jeśli wykorzystywana jest elektroniczna technologia obliczeniowa, za podstawę przyjmuje się bajt. Zawiera osiem bitów. Dlaczego dokładnie? Faktem jest, że bajt jest częścią słowa maszynowego i jest używany jako całość podczas przetwarzania dostępnych informacji przez komputer elektroniczny. Należy pamiętać, że oprócz operacji logistycznych realizowane są inne, które prowadzą do powstania i transmisji przepływów danych.

Przykład pracy

Zatem już mniej więcej zastanawialiśmy się, czym są przepływy informacji w logistyce. To dobry podkład, ale to za mało. Aby skonsolidować informacje, rozważ inny przykład. Wejście: Jest duży sklep spożywczy. Ma znaczny skumulowany przepływ informacji. Większość jej wolumenu (ponad 50%) to dane pochodzące od dostawców. Z reguły są to dokumenty towarzyszące otrzymanemu towarowi. Tworzą napływ informacji. Ale operacje logistyczne nie ograniczają się do tego. Istnieje również handel wewnątrzsklepowy oraz proces technologiczny. Obejmuje liczne operacje logistyczne, którym stale towarzyszą tworzone i przesyłane informacje, przeznaczone do wykorzystania w strukturze handlowej. Jednocześnie jego udział w całkowitym wolumenie wynosi około 20%. Ogólnie około 2/3 wszystkich danych przetwarzanych w sklepie jest potrzebnych w celu zapewnienia kontroli i zarządzania operacjami logistycznymi.

Metody badania przepływów informacji

Wybór jest dość duży, więc możesz wybrać dokładnie to, co lubisz najbardziej:

1. Sposób analizy norm podejmowania decyzji. Zaangażowany w badanie czynników zewnętrznych, cech osobowych ludzi, alternatyw, kryteriów wyboru, etapów przygotowania i akceptacji i tak dalej. Polega na aktywnym korzystaniu z diagramów i wykresów.
2. Metoda modułu. Służy do analizy istniejącej struktury przepływu informacji po zastosowaniu innych narzędzi. Tak więc w tym przypadku ma kompilować standardowe karty, które są wysyłane do interesujących kanałów. Dzięki niemu można uzyskać informacje o ilości danych, mocy obliczeniowej, przepustowości. Podejście to jest również wykorzystywane do identyfikacji powielania, określenia częstotliwości i częstotliwości otrzymywania informacji oraz innych cech ilościowych/jakościowych.
3. Metoda graficzna. Dokumenty są tutaj głównymi elementami. Zachodzące między nimi relacje zobrazowane są za pomocą schematu graficznego. Układ współrzędnych jest dwuwymiarowy. Służy do identyfikacji momentów powstawania dokumentów, śledzenia ich ścieżki, bieżących operacji.
4. Graficzno-analityczna metoda badania przepływów danych. Pozwala uzyskać informacje o działaniach organu planującego, wskazuje rodzaje przeprowadzanych przekształceń, ich kolejność, kierunek i adres ruchu. Opiera się na konstrukcji grafu informacyjnego i późniejszej analizie macierzy sąsiedztwa. Współpracuje z wejściami, wyjściami i pamięcią wewnętrzną systemu sterowania.
5. Metoda analizy funkcjonalnej i operacyjnej. Zaprojektowany do zbierania i przetwarzania informacji. Ma bardziej funkcjonalny cel.

Różne rodzaje przepływów informacji w logistyce, w zależności od celu, będą badane różnymi metodami.

Informacje o zarządzaniu

Koncepcja przepływu informacji w logistyce nie będzie w pełni przemyślana, jeśli nie zwrócisz uwagi na różne aspekty przywództwa. Zarządzanie w tym przypadku dzieli się na zewnętrzne i wewnętrzne. Jednocześnie należy zauważyć, że przedsiębiorstwo jest samodzielnym podmiotem działalności o dużej swobodzie działania. Dlatego kontrola zewnętrzna jest ograniczona do pewnego zestawu sytuacji. Jego istota polega na tym, że przedsiębiorstwo albo znalazło się w określonej sytuacji, albo prowadzi uregulowane zachowania. Zarządzanie zewnętrzne wyraża się w przekazywaniu produktów informacyjnych, a także śledzeniu i kontrolowaniu zachowań. Ale jednocześnie jest bardzo ważny konkretny punkt: wpływ nie jest skierowany bezpośrednio na konkretną strukturę handlową, ale na pole informacyjne całego sektora. Zarządzanie wewnętrzne jest do pewnego stopnia zorientowane na zarządzanie zewnętrzne. W tym przypadku oznacza to, że menedżer wyznacza cele, przewiduje, planuje, organizuje, stymuluje i motywuje, reguluje i kontroluje, ocenia jakość pracy i interpretuje wyniki. Każdy krok wymaga starannego rozważeniadecyzja zarządu. Sprzyja temu logistyka zarządzania przepływem informacji, która odpowiada za zapewnienie terminowego dostarczenia wszystkich niezbędnych danych.

O wpływie i przeplataniu

Odsłaniając temat w całości, po prostu nie sposób nie wspomnieć o przepływach informacyjnych i finansowych logistyki. Czyli zasoby pieniężne i dane towarzyszące im w ruchu. Ich tworzenie i rozmieszczenie nie jest zgodne z potrzebami i pragnieniami menedżerów. Niemniej jednak z ich pomocą powstaje baza do zbierania podstawowych informacji finansowych, które mogą być zarówno chwilowe, jak i opóźnione w czasie. Jednocześnie im lepsza współpraca pomiędzy różnymi strumieniami, tym szybciej dane docierają do właściwych odbiorców, tym wyższa jest konkurencyjność przedsiębiorstwa w otoczeniu zewnętrznym. Jednocześnie konieczne jest uwzględnienie informacji pochodzących z zewnątrz i powstających w przedsiębiorstwie. Przepływy informacji w logistyce mogą prowadzić zarówno do sukcesu i dobrobytu, jak i do ruiny przedsiębiorstwa. Musisz na nie zwracać szczególną uwagę. Ale to rodzi pytanie o ich zrozumienie i późniejsze wykorzystanie.

Tak więc w praktyce dość często zdarza się, że odbiorca musi posiadać określoną wiedzę, aby skutecznie poradzić sobie z ładunkiem informacyjnym, jaki zapewniają przepływy. Jednocześnie stale prowadzone jest szkolenie specjalistów, które odbywa się poprzez ciągłe zmiany w środowisku wewnętrznym i zewnętrznym. Przeprowadzana jest na podstawiewiedza i umiejętności w pewnym zakresie możliwości. Aby go rozszerzyć, najczęściej na kursy przygotowawcze wysyłani są specjaliści, choć można to zrobić indywidualnie.

Systemy usług informacyjnych (ISS)

Jest to wygodna i funkcjonalna metoda poprawy jakości zarządzania. Rozważmy jeszcze jeden przykład. Załóżmy, że mamy przepływy informacji w logistyce transportu. Jednocześnie istnieje duża liczba pasów, punktów do odbierania i wysyłania informacji. Na przykład klienci mogą zostać poproszeni o śledzenie przesyłek za pomocą strony internetowej firmy lub aplikacji mobilnej. Jednocześnie zaznacza się w nich kierowców, gdzie i jaki ładunek jest dostarczany (jeśli kilka zamówień jest dostarczanych jedną ciężarówką). Oznacza to, że SIS pozwala uzyskać wymagane informacje przy minimalnych kosztach. Pozwala również śledzić sytuację za pomocą wykorzystanych danych. Tak więc, jeśli jest ich dużo, to spowalniają szybkość dostępu do magazynów i dysków, przesyłania, przetwarzania i wycofywania. Dlatego wszystkie te punkty również muszą zostać wypracowane. Należy pamiętać, że systemy obsługi informacji same w sobie nie wpływają na jakość podejmowanych decyzji z zakresu logistyki. Pozwalają jedynie uprościć, ułatwić i przyspieszyć ten proces.

Wniosek

Podczas pracy z przepływami informacji ważną rolę odgrywa adekwatność całej organizacji. Oznacza to, że dokumenty powinny otrzymywać tylko te osoby, do których są przeznaczone, a nie wszystkie. Pożądane byłoby oddzielenie ich według poziomu priorytetów. Np. kopia instrukcji do urządzenia nie może zostać wysłana, natomiast faktura do zapłaty jest sprawą obowiązkową. Stworzenie odpowiedniej struktury przepływów informacji wpłynie bardzo dobrze na działalność struktury handlowej i ułatwi zajęcie jej niszy rynkowej.