Personel administracyjny jest niezbędnym ogniwem w łańcuchu biznesowym

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Do tej pory niektórzy przedsiębiorcy uważają, że personel administracyjny to strata pieniędzy i niepotrzebna biurokracja. Jednak takie stwierdzenie może być sprawiedliwe tylko dla bardzo małych firm, w których szef bierze na siebie wszystkie obowiązki. W rzeczywistości personel administracyjny jest ważnym ogniwem w łańcuchu biznesowym. To on organizuje pracę przedsiębiorstwa, odpowiada za jego komunikację ze światem zewnętrznym, za terminową realizację kontraktów, zamówień, monitoruje przyjmowanie płatności.

Nawet nieobecność sekretarki, kierownika biura, osobistego asystenta przez jeden dzień pokazuje, jak dużo personelu administracyjnego jest potrzebne w biznesie. Wymienione przez nas stanowiska są głównymi stanowiskami tego typu. Nie ograniczają się one jednak do tego typu działań. Kto wraz z sekretarką należy do personelu administracyjnego? Urzędnik, pracownik call center, kierownik biura, asystent osobisty, sekretarka-tłumacz. Błędem jest sądzić, że każdy może wykonać taką pracę.po krótkich kursach. Aby jakościowo zorganizować działalność przedsiębiorstwa, potrzebne są nie tylko cechy osobiste, takie jak dyplomacja, obiektywizm, punktualność.

Personel administracyjny to osoby, które mają dostęp do bardzo ważnych informacji, od których często zależy funkcjonowanie całej firmy. Dlatego kompetentna praca biurowa, szybki druk, dokładność, sumienność i umiejętności organizacyjne są po prostu niezbędne. Ponadto wymagana jest również specjalistyczna wiedza. Idealnie, personel administracyjny to pracownicy z wyższym wykształceniem, niekoniecznie wyspecjalizowanym. Głównym wymaganiem będzie umiejętność obsługi ważnych informacji i dokumentów.

Kierownik biura, oprócz reprezentacyjnego wyglądu i manier, musi również umiejętnie komunikować się z gośćmi przedsiębiorstwa, ponieważ wśród nich znajdą się partnerzy i potencjalni klienci. Czasami takiemu specjaliście powierza się również promocję towarów lub usług firmy. W każdym razie to on koordynuje pracę wszystkich służb i komunikację z szefem. Odpowiada również za przestrzeganie harmonogramu prac, harmonogram spotkań i negocjacji. Osobisty asystent pomaga kierownikowi w organizacji podróży służbowych po kraju i za granicą. Przedsiębiorcy starają się wybrać na to stanowisko osobę ze znajomością języków obcych, etykietą biznesową, kompetentną i punktualną. Z reguły kobiety pracują jako sekretarki i asystentki, jednak w przeciwieństwie doZgodnie z powszechnym przekonaniem nie młode, ale wykształcone panie powyżej 25 roku życia. Ale kierownikiem biura może być mężczyzna, wszystko zależy od branży. Dodatkowym atutem będzie nie tylko doświadczenie zawodowe, ale również profesjonalna wiedza z zakresu zarządzania dokumentami. O dziwo, ale przy całej obfitości kompetentnych i wykształconych specjalistów, młodych absolwentów uczelni, nie jest łatwo znaleźć wykwalifikowaną kadrę administracyjną. W końcu ważna jest nie tylko specjalistyczna wiedza, ale także cechy osobiste: brak konfliktów, obiektywność, umiejętność posłuszeństwa i przywództwa, umiejętności organizacyjne.