Zapasy są obowiązkowe: sprawy, kolejność, terminy

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Inwentarz jest reprezentowany przez specjalną procedurę uzgadniania istniejących wartości, towarów, pieniędzy lub środków trwałych firmy z tymi wartościami, które są dostępne w oficjalnych dokumentach przedsiębiorstwa. Może być przeprowadzany obowiązkowo lub z inicjatywy kierownictwa firmy. Przeprowadzanie inwentaryzacji jest obowiązkowe dla niektórych firm, a proces ten jest obowiązkowo przeprowadzany co roku we wszystkich firmach. Głównym celem tej procedury jest identyfikacja różnych niespójności i braków. Wiele firm nie zdaje sobie sprawy z wartości tego procesu, więc jest on używany tylko jako formalność. Chociaż jeśli prawidłowo podejdziesz do inwentarza, to za jego pomocą możesz zidentyfikować wszystkie braki lub nadwyżki.

Cel procesu

Wielu początkujących przedsiębiorców zastanawia się, czy konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji i jakie cele można osiągnąć dzięki temu procesowi. Procedura jest reprezentowana przez systematyczne księgowanie aktywów materialnych i funduszy, dla których porównanie rzeczywistychwskaźniki z danymi z oficjalnych dokumentów.

Głównym celem inwentaryzacji jest identyfikacja rozbieżności. Mogą pojawiać się z różnych powodów:

• na wartości mają wpływ czynniki naturalne, więc obejmuje to kurczenie się, pogorszenie w wyniku niewłaściwego przechowywania, parowanie lub ubytki występujące podczas transportu towarów;
• nielegalne działania ze strony pracowników firmy, na przykład dokonywanie błędnych pomiarów, dopuszczanie zestawów karoserii, a nawet kradzież kosztowności;
• problemy, które pojawiają się podczas księgowania, dlatego po inwentaryzacji często wykrywane są różne błędy, poprawki, nieścisłości, literówki lub inne niejasności w dokumentach.

Na tej podstawie systematyczny audyt pozwala każdemu kierownikowi firmy na terminową identyfikację różnych naruszeń i problemów.

Funkcje weryfikacji

Przeprowadzanie inwentaryzacji towarów z konieczności wiąże się z wykorzystaniem różnych funkcji procedury:

1. Warunki, w jakich przechowywane są różne towary, są oceniane obiektywnie, a taka ocena jest obiektywna.
2. Określa się, w jaki sposób prawidłowo i kompetentnie prowadzona jest obsługa różnych dokumentów w firmie.
3. Odzwierciedla cechy zarządzania magazynem w firmie.
4. Oceniana jest kompletność i poprawność rachunkowości.
5. Zapobieganie różnym nadużyciom i naruszeniom przez wynajętych specjalistów jest zapewnione.

Ze względu na tak liczne funkcje, przytrzymanieInwentaryzacja jest uważana za ważny proces w każdej firmie.

Przypadki obowiązkowej inwentaryzacji

Niektóre firmy są zobowiązane do bezbłędnego przeprowadzenia procedury w oparciu o wymogi prawne. Informacje o tym, w jakich przypadkach inwentaryzacja jest obowiązkowa, zawarte są w następujących przepisach:

• w ustawie federalnej nr 402 „O rachunkowości”;
• w wytycznych zatwierdzonych Rozporządzeniem Ministra Finansów nr 49.

Oczywiście sprawdzenie jest przeprowadzane w następujących sytuacjach:

• przy wynajmie nieruchomości;
• sprzedaż lub odkupienie aktywów należących do firmy;
• przekształcenie przedsiębiorstwa państwowego lub komunalnego;
• przed utworzeniem rocznych sprawozdań finansowych;
• przy mianowaniu nowej osoby odpowiedzialnej finansowo w firmie;
• w przypadku wykrycia uszkodzenia kosztowności lub kradzieży mienia;
• po klęskach żywiołowych lub innych sytuacjach awaryjnych;
• kiedy firma zostanie zreorganizowana;
• przed likwidacją organizacji;
• w innych sytuacjach przewidzianych prawem.

Inwentaryzacja jest obowiązkowa przed przygotowaniem raportów rocznych. Taki proces pozwala nie tylko na uwzględnienie wymogów prawa, ale także zapobiega różnym błędom czy brakom w dokumentach księgowych. Zazwyczaj firmy dokonują przeglądu co roku przed końcem roku kalendarzowego.

Inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzana jest co trzy lata. Każdy kierownik powinien znać wszystkie przypadki obowiązkowej inwentaryzacji. Dodatkowo może samodzielnie wyznaczyć inspekcję w przypadku wątpliwości co do uczciwości pracy niektórych zatrudnionych specjalistów.

Jak ustalana jest kolejność procesu

Przeprowadzenie inwentaryzacji koniecznie wiąże się z uwzględnieniem wymagań zawartych w Wytycznych. Liczne niuanse są określane przez bezpośrednich menedżerów firm. W tym celu zasady są ustalone w dokumentacji założycielskiej.

Dyrektor firmy może zidentyfikować kilka ważnych punktów:

• gdy wymagany jest proces;
• ile razy w roku można przeprowadzić inwentaryzację;
• o której godzinie odbywa się proces;
• jak długo to trwa;
• jakie zasoby na pewno zostaną sprawdzone;
• który jest członkiem lub przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej.

Odpowiedzi na wszystkie te pytania znajdują się w dokumentacji założycielskiej. Przeprowadzenie inwentaryzacji jest obowiązkowe przy zmianie osób odpowiedzialnych finansowo. W takich warunkach nowo zatrudniony specjalista może mieć pewność, że braki, które powstały za jego poprzednika, nie zostaną na niego w żaden sposób przeniesione.

Co jest sprawdzane?

Inwentaryzację można przeprowadzić w odniesieniu do różnych nieruchomości, dlatego weryfikacja środków pieniężnych, środków trwałych, materiałów lub innych pozycji jest wyróżniona. W trakcie procedury oceniane są wszystkie aktywa i pasywa spółki oraz jej pododdziałów. Weryfikacji podlegają następujące elementy:

• środki trwałefirmy prowadzące działalność;
• wartości niematerialne firmy;
• różne inwestycje finansowe;
• towary i materiały;
• praca w toku;
• pieniądze na rachunkach i w kasie;
• zabezpieczenia i SSO;
• rozliczenia z kontrahentami, kupującymi, Federalną Służbą Podatkową, różnymi funduszami i innymi dłużnikami lub wierzycielami;
• rezerwy;
• aktywa i pasywa przedsiębiorstwa.

Kiedy wymagany jest spis materiałów? Taka kontrola jest wykonywana w przypadku podejrzenia, że zatrudnieni w firmie specjaliści nadużywają swoich uprawnień, w związku z czym wykrywana jest kradzież lub braki.

Weryfikacji podlegają nie tylko mienie należące do firmy, ale także przedmioty wartościowe znajdujące się na kontach pozabilansowych. Przedsiębiorstwo nie posiada do nich praw własności, ale są one wykorzystywane w procesie pracy na podstawie umowy dzierżawy lub innych umów.

Kroki procesu

Przeprowadzanie inwentaryzacji mienia z konieczności wiąże się z wykonaniem kolejnych działań. Dlatego proces podzielony jest na etapy:

1. Naczelnik wydaje rozkaz o potrzebie wykonania inwentaryzacji.
2. Powołana jest komisja inwentaryzacyjna, w skład której powinni wchodzić specjaliści, którzy nie są zainteresowani wynikami audytu.
3. Określ przedział czasowy, w którym procedura będzie wykonywana.
4. Właściwość do wyceny została wybrana.
5. Materiałosoby odpowiedzialne firmy dają pokwitowania pracodawcy.
6. Wydrukuj inwentaryzacje wartości w firmie, stworzone dla każdej osoby odpowiedzialnej finansowo.
7. Przeprowadzana jest kontrola bezpośrednia polegająca na ważeniu, porównaniu rzeczywistej ilości z danymi z dokumentów, mierzeniu, liczeniu i innych podobnych czynnościach.
8. Informacje ze spisu inwentarza są porównywane z informacjami dostępnymi w dokumentach księgowych, co pozwala na wykrycie ewentualnych niezgodności
9. Powstają zestawienia porównawcze, za pomocą których można zidentyfikować przyczyny rozbieżności.
10. Sporządzane są wyniki kontroli, dla której sporządzany jest odpowiedni akt.
11. W przypadku stwierdzenia braków i innych problemów w firmie przeprowadzane jest dochodzenie, którego celem jest identyfikacja sprawców.
12. Zidentyfikowani przestępcy podlegają odpowiedzialności administracyjnej lub karnej, w zależności od charakteru naruszeń.

Konieczne jest wykonanie inwentaryzacji przed natychmiastowym przygotowaniem, podpisaniem i złożeniem raportów rocznych do Federalnej Służby Podatkowej. Procedura inwentaryzacji koniecznie kończy się specjalnym raportem.

Zasady raportowania

Raport jest generowany na podstawie wyników kontroli. Zawiera następujące informacje:

• data inwentaryzacji;
• dane dotyczące członków komisji inwentaryzacyjnej;
• okres, w którym wykonano zabieg;
• możliwa do zweryfikowania własność firmy;
• Zidentyfikowane problemy i braki;
• podpisy wszystkich inspektorów.

Podczas gdy inwentaryzacja jest wymagana przed przygotowaniem rocznych sprawozdań finansowych, każdy dyrektor firmy może rozpocząć ten proces bez uzasadnionego powodu. W tym celu wydawane jest odpowiednie zamówienie, po którym pracownicy przedsiębiorstwa zobowiązani są postępować zgodnie z procedurą.

Obowiązki prowizji inwentaryzacyjnej

Inwentaryzacja jest wymagana przez prawo, więc każda firma musi utworzyć specjalny organ odpowiedzialny za kontrolę i księgowość. Nazywa się to komisją likwidacyjną. Ma pewne obowiązki:

• stosowanie różnych środków zapobiegawczych mających na celu zachowanie własności przedsiębiorstwa;
• udział w różnych sporach związanych z przechowywaniem lub uszkodzeniem wartości majątkowych;
• kontrola poprawności przygotowania różnych dokumentów dotyczących majątku firmy;
• inwentaryzacja na podstawie kolejności kierownictwa firmy;
• przygotowanie raportu z wyników audytu;
• przeprowadzanie śledztwa w celu zidentyfikowania sprawców różnych naruszeń i problemów.

Wszystkie te czynności powinny być wykonywane wyłącznie przez pracowników firmy, którzy nie są zainteresowani wynikami audytu.

Kto jest na prowizji

Przy tworzeniu komisji zwykle w prace zaangażowani są następujący specjaliści:

• pracownicy administracyjni;
• specjaliści działu księgowości;
• krajoweaudytorzy;
• często zaangażowani są nawet niezależni eksperci;
• przedstawiciele różnych stanowisk dostępnych w kadrze organizacji.

Jeżeli firma posiada niewielką ilość innego majątku, to często odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji jest przenoszona na komisję audytową, jeśli taka istnieje w firmie.

Jeżeli podczas oględzin okaże się, że chociaż jeden członek komisji jest nieobecny, wówczas wyniki procedury zostają unieważnione.

Odpowiedzialność za brak zapasów

Niektórzy właściciele firm celowo odmawiają przeprowadzenia audytu z różnych powodów. Ustawodawstwo nie przewiduje odpowiedzialności za taką decyzję. Ale Federalna Służba Podatkowa może ukarać firmę, jeśli okaże się, że w otrzymanych sprawozdaniach finansowych występują niespójności lub błędy.

Rekomendacje ekspertów

Przeprowadzając inwentaryzację w firmie, zaleca się stosowanie pewnych zaleceń. Należą do nich:

• 10 dni przed sprawdzeniem kierownik wydaje odpowiedni rozkaz, który jest odnotowywany w dzienniku.
• Dopuszcza się tworzenie prowizji nie tylko stałej, ale także jednorazowej lub roboczej.
• Jeżeli organizacja zużywa dużo towarów i materiałów, decyzję o potrzebie selektywnej inwentaryzacji podejmuje kierownik na podstawie aktualnej sytuacji w firmie.
• W weryfikacji powinni być zaangażowani wszyscy członkowie komisji, w przeciwnym razie wyniki będą łatwo rozpoznawalnenieprawidłowy.
• W proces zaangażowane są osoby odpowiedzialne.
• Kierownictwo firmy musi zapewnić szybkie i łatwe przeprowadzenie procesu.
• Weryfikacja często może zająć dużo czasu, zwłaszcza w firmach, które wykorzystują dużą liczbę materiałów lub wysyłają dużo towarów.

Podczas inwentaryzacji członkowie komisji muszą brać pod uwagę wymagania prawa.

Terminy

Kierownik firmy określa, jak często będzie przeprowadzana kontrola. Ale jednocześnie brane są pod uwagę pewne zalecenia, dlatego inwentaryzacja jest przeprowadzana w magazynie przynajmniej raz w roku.

Sklepy muszą być sprawdzane dwa razy w roku. Materiały i towary są oceniane bezbłędnie przed sporządzeniem rocznych raportów. Weryfikacja jest zwykle przeprowadzana w ciągu trzech dni, ale czasami proces jest opóźniony o kilka tygodni.

Wniosek

Inwentaryzacja to obowiązkowy proces dla każdej firmy. Polega na porównaniu dostępnych materiałów i towarów z ilością wskazaną w dokumentacji firmy. Proces jest realizowany przez specjalną komisję.

W przepisach nie ma informacji o odpowiedzialności za odmowę przeprowadzenia inwentaryzacji, ale jeśli inspektorzy podatkowi wykryją błędy i naruszenia w raportowaniu, firma będzie musiała zapłacić wysokie grzywny.