Outsourcing księgowy to Funkcje, rodzaje, korzyści i ceny

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-17 19:04

Tak się złożyło na tym świecie, że przetrwa nie najsilniejszy, najmądrzejszy, największy, ale najsilniejszy. Ta biologiczna prawidłowość w pełni odnosi się do dziedziny przedsiębiorczości. W celu zabezpieczenia rynku konieczne jest, aby przychody uzyskiwane przez firmę przewyższały koszty. I w tym przypadku ważna jest każda chwila i niuans. Czym więc jest outsourcing księgowy? Jak to wpływa na firmę?

Wprowadzenie

Zacznij tutaj od definicji. Outsourcing księgowy to forma współpracy, w której pojedynczy specjalista lub cała firma przejmuje funkcje prowadzenia ewidencji, zarządzania dokumentami, a także przekazywania wymaganych informacji organom regulacyjnym. Jest uważany za środek rozładunku administracyjnego firmy. Z jego pomocą szybko zapewnisz funkcjonowanie systemu księgowego. Dodatkowo redukowane są koszty księgowości, a cały proces jest odpowiednio wspierany. Na To rozróżnia następujące rodzaje usług:

1. Przygotowanie i wykonanie sprawozdań podatkowych i/lub finansowych.
2. Przetwarzanie dokumentacji.
3. Monitorowanie wdrażania istniejących norm prawnych.
4. Terminowe przekazywanie wymaganych informacji organom kontrolnym.

Panuje opinia, że korzystanie z zewnętrznych usług księgowych jest korzystne ekonomicznie tylko dla małych firm. Ale przy kompetentnej organizacji relacji może być używany również przez średnie przedsiębiorstwa. Duże przedsiębiorstwa wolą samodzielnie zarządzać. Chociaż są wśród nich tacy, którzy korzystają z usług przekazywania funkcji księgowych partnerom zewnętrznym.

Jakie są korzyści z outsourcingu księgowości dla firm, które korzystają z tej możliwości?

Ogólnie rzecz biorąc, jest to:

1. Zmniejszenie kosztów utrzymania specjalisty. Skorzystanie z usług firmy jest znacznie tańsze niż pozyskanie wykwalifikowanego pracownika. W końcu nie musisz płacić miesięcznych pensji, wynagrodzenia urlopowego ani zapewniać pakietu socjalnego. Nie ma również potrzeby kupowania ksiąg rachunkowych, instalowania i utrzymywania specjalistycznych systemów referencji prawnych, organizowania miejsca pracy i wielu innych czynności.
2. Nie ma problemu ze znalezieniem wykwalifikowanego pracownika. Doświadczeni księgowi są drodzy, nie każdą firmę na nie stać. Natomiast początkujący specjaliści, z braku lub niewielkiego doświadczenia, kierują się tą metodąbłędy i próby, które czasami kosztują nawet więcej niż pozyskanie wykwalifikowanego pracownika.
3. Stałość usług. Księgowy personelu może wyjechać na urlop lub zwolnienie lekarskie. Z reguły zdalny specjalista nie pracuje sam i zawsze znajdzie się dla niego zastępca, który będzie mógł dalej pracować.
4. Kompetencje serwisowe. Ponieważ praca jest zwykle wykonywana w grupie, możliwe jest rozwiązywanie nawet najbardziej skomplikowanych i niestandardowych sytuacji.
5. Możliwość uzyskania porady od wykwalifikowanego specjalisty, co pozwala skoncentrować się na rozwiązywaniu podstawowych problemów.

Na ogół wysoka jakość, ścisła poufność i ubezpieczone usługi.

Teraz przyjrzyjmy się temu szczegółowo

Jak wygląda outsourcing księgowy? To bardziej złożone pytanie, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Może zapewnić pełny transfer procesu lub transfer selektywny. To ostatnie oznacza, że zlecane są tylko niektóre funkcje księgowe: przygotowanie sprawozdawczości statystycznej, płace i tym podobne. I tu dochodzimy do tego, z czego składają się ceny.

Zlecanie usług księgowych na zewnątrz nie jest świadczone według stałej stawki. Na koszt wpływa system podatkowy, liczba transakcji, obroty firmy. Należy pamiętać, że w przypadku wystąpienia błędu, utraty dokumentów, uszkodzenia, to odpowiedzialność zwykle ponosi firma usługowa, która przejęła księgowośćoutsourcing. Ale czasami to wcale nie ułatwia. Przy wyborze organizacji należy zwrócić uwagę na doświadczenie zawodowe, wypracowaną reputację, dostępność certyfikatów i dyplomów oraz zakres świadczonych usług. Przeniesienie części lub nawet wszystkich funkcji księgowych nie jest łatwym krokiem dla żadnej firmy. A zanim się na to zdecydujesz, musisz zająć się wszystkimi szczegółami. Aby lepiej zrozumieć, czym jest outsourcing księgowy, prowadzenie ewidencji na odległość, możesz zapoznać się z ustawą nr 402-FZ. Został przyjęty około dziesięciu lat po pojawieniu się rynku w Rosji, dzięki czemu był w stanie wchłonąć doświadczenie już dość aktywnej działalności.

Mała dygresja

Outsourcing księgowy to podejście do optymalizacji procesów biznesowych. Pozwala skoncentrować się na podstawowej działalności, zmniejszając ryzyko finansowe i koszty. Pierwsze firmy świadczące te usługi pojawiły się w Federacji Rosyjskiej na początku 2000 roku. Chociaż w niektórych innych krajach tradycja korzystania z takich rozwiązań jest znacznie bardziej powszechna. Tym samym w Europie Zachodniej z takich usług korzysta 86 proc. małych i średnich firm. A w USA liczba ta wynosi na ogół 92%. W samej Federacji Rosyjskiej pojawienie się i szybki rozwój tego rynku wynika z potrzeby raportowania przez firmy z kapitałem zagranicznym zgodnie z międzynarodowymi standardami.

Dziś wsparcie księgowe (outsourcing) zyskało dużą popularność wśród różnych organizacji o różnych formach własności. Tym samym w roku uchwalenia ustawy regulacyjnej 44% wszystkich przypadków przekazania funkcji przypadło naten teren. Pod względem finansowym wartość ta została oszacowana na od pięciu do dziesięciu milionów dolarów. Teraz rynek ten rośnie w tempie 6-8% rocznie, a jego wielkość szacuje się na miliardy rubli. I nie jest to zaskakujące, ponieważ w kryzysie wiele firm chce obniżyć koszty finansowe i uzyskać wysokiej jakości księgowość. Dlatego przechodzą na usługę zewnętrzną. Kolejnym istotnym czynnikiem wpływającym na popularność usługi w Federacji Rosyjskiej jest ciągłe wzmacnianie administracji państwowej w zakresie podatków. Regularnie można zaobserwować komplikacje sprawozdawczości i księgowości, wzrost kar nawet za drobne błędy.

Co jeszcze jest w Rosji?

Skoro podniesiono temat Federacji Rosyjskiej, doprowadźmy go do końca i zastanówmy się w pełni, czym jest obsługa księgowa. Outsourcing pozwala firmom i osobom fizycznym zmniejszyć ryzyko i pozyskać wiarygodnych usługodawców. Jeśli mówimy o strukturze sektorowej, to najbardziej korzysta z niej sfera handlu. Stanowi jedną czwartą przychodów firm outsourcingowych. Na drugim miejscu jest przemysł naftowo-gazowy. Sektor finansowy zamyka trójcę.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę na doradztwo księgowe. Nawet jeśli nie ma problemów z księgowością, warto okresowo komunikować się z doświadczonymi profesjonalistami, aby poznać niuanse stale zmieniającego się ustawodawstwa podatkowego. W końcu być może wprowadzono pewną korzyść. Szczególnie potrzebny jest outsourcing księgowy dla indywidualnych przedsiębiorców imałe przedsiębiorstwa, gdy utrzymanie dodatkowego specjalisty nie ma sensu ze względu na małe obroty lub niewielkie nakłady pracy. To samo można powiedzieć o firmach, które chcą uwolnić swoich pracowników od rutynowej pracy przy dużej liczbie podobnych operacji. Ponadto koszty outsourcingu można odpisać jako wydatki. W takim przypadku podatek VAT będzie podlegał odliczeniu. Średnio korzystanie z outsourcingu pozwala na osiągnięcie redukcji kosztów o 25-30 procent!

Skąd wiesz, że wszystko zostanie zrobione dobrze?

Niewystarczająco dobre wykonanie jest plagą nowoczesnej przedsiębiorczości. Skąd wiesz, że praca zostanie wykonana dobrze? Ponieważ działa tu rynek, same firmy są zainteresowane utrzymaniem wysokich standardów. A ponieważ wszystkie trwające procesy biznesowe z reguły są od dawna opracowywane, rozwiązywanie zarówno złożonych, jak i prostych rutynowych problemów odbywa się bardzo szybko. Jednocześnie bardzo często klient otrzymuje dodatkowo wsparcie kilku specjalistów jednocześnie: prawników, znawców prawa pracy i prawa podatkowego. Ponadto sami są zainteresowani szybkim reagowaniem na zmiany ram regulacyjnych i dostosowywaniem się do zmieniających się warunków w celu utrzymania własnego udziału w rynku i jego zwiększania.

Odpowiedzialności za wynik

Podczas zawierania umowy outsourcingu księgowości, której próbkę można zwykle znaleźć na stronie internetowej firmy, każda ze stron ma pewneobowiązki. Dla przedsiębiorstw korzystających z usług zewnętrznych największym zainteresowaniem cieszy się tutaj odpowiedzialność za wynik. Zgodnie z obowiązującymi przepisami to firma usługowa odpowiada za wyrządzenie szkody podczas świadczenia obsługi księgowej w wyniku popełnionych błędów, przeoczeń, utraty i uszkodzenia dokumentów, niezamierzonego naruszenia obowiązującego prawa. Ten punkt powinien być bardziej szczegółowo zbadany, ale zazwyczaj outsourcer bierze na siebie całe ryzyko i rekompensuje grzywny i kary nakładane przez urząd skarbowy. Osiąga to sytuację, w której jest niezwykle zainteresowany wyeliminowaniem jakiejkolwiek możliwości ich wystąpienia. Natomiast jeśli księgowy personelu popełni błąd, to sama firma musi zapłacić grzywny i sankcje.

Prywatność

Zleceniodawca i jego klient są pełnoprawnymi partnerami biznesowymi. Ich zainteresowania są takie same. W związku z tym musi być między nimi zawarta umowa o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji, które zostaną uzyskane w wyniku zawarcia umowy o outsourcing usług księgowych. Odbywa się to w celu uniknięcia ewentualnych strat i uszkodzenia interesów obsługiwanego klienta. Wzorem niezawodności w tym przypadku jest duża i znana firma British Petroleum. Zawarła umowę serwisową w 2002 roku. I żadnych strat w związku z tym nie otrzymaliśmy do dziś. Aby zapewnić poufność, stosuje się różne opcje, aby zminimalizować możliwy wyciek danych.

Zagrożenia

Większość rozmów dotyczyła korzyści. Ale są nie tylko oni. Jak w przypadku każdej działalności, istnieje pewne ryzyko, które może mieć wpływ na realizowane procesy. A trzeba o nich wiedzieć i zawsze o tym pamiętać, a nie ślepo chwalić outsourcing księgowy. Umowa towarzyska powinna je uwzględniać, aby później nie było rozczarowań. Tak więc krótka lista:

1. Ryzyko utraty reputacji. Wiąże się to co do zasady z niesatysfakcjonującym wykonaniem usług przez outsourcera. Na przykład utrata dobrej reputacji w urzędzie skarbowym.
2. Ryzyko wycieku informacji. Gdy funkcje księgowe są przenoszone do organizacji zewnętrznej, zawsze pojawia się problem z bezpieczeństwem. Jest to szczególnie istotne w przypadku utraty prywatności.
3. Ryzyko operacyjne. Wynika to z zastosowania niedoskonałej technologii lub z niekompetencji.
4. Ryzyko zmniejszonej reakcji. Wyraża się to w nieco spóźnionej odpowiedzi na pewne problemy.
5. Ryzyko personelu. Obecnie legalne jest korzystanie wyłącznie z klasycznego outsourcingu księgowego. Praca agencyjna jest zabroniona, a outstaffing jest znacznie ograniczony. Ponieważ takie ograniczenie zostało wprowadzone stosunkowo niedawno (w 2016 r.), istnieje, choć niewielka, ale szansa na spotkanie z firmą, której działalność w zakresie księgowości nie jest licencjonowana.

Ile to kosztuje?

APrzyjrzyjmy się teraz kwestii ceny. Outsourcing usług księgowych oceniany jest w zależności od wielu różnych parametrów. Do najważniejszych i powszechnych należą system podatkowy, liczba pracowników, a także transakcje gospodarcze przeprowadzone w okresie. Trudno dokładnie powiedzieć, ile kosztuje outsourcing usług księgowych w Moskwie. Przybliżone ceny zakresu wyglądają mniej więcej tak:

Liczba dokumentów miesięcznie	System ogólny	Uproszczone opodatkowanie
Do 10	5000 rubli miesięcznie	3000 rubli
Od 11 do 30	9000	6700 zł
Od 31 do 50	15000	12000 RUR

Chociaż nie jest to pełny koszt outsourcingu księgowości. Ceny w Moskwie mogą się znacznie różnić. Spójrzmy na inny system. Tylko to będzie oparte na obrotach firmy. Przybliżony koszt w tym przypadku to:

Obrót firmy	Koszt konserwacji miesięcznie
Do 250 tysięcy rubli	3500
Do 500 000	5000
Do 1 miliona	5500
1-2 miliony	10000
2-3 miliony	13 000
3-4 miliony	14 000

Jednocześnie przy omawianiu ceny konieczne jest wyjaśnienie, co zawiera pakiet podstawowy. Najczęstsze i najbardziej pożądane momenty to wsparcie 1C, bieżąca księgowość zgodnie ze wszystkimi rejestrami, przygotowywanie raportów zaliczkowych, tworzenie ksiąg zakupów, sprzedaży i kas, prowadzenie dokumentacji kadrowej, płace, inne wynagrodzenia, ochrona interesów partner w urzędzie skarbowym, zlecenia płatnicze i dostarczanie informacji do usług controllingowych.

Wniosek

Jak widać, jest to dochodowy biznes - outsourcing usług księgowych. Umowa pozwala na wyeksponowanie wszystkich ryzyk i utrwalenie relacji na płaszczyźnie prawnej. Takie podejście pozwala na znaczne obniżenie kosztów (co jest niezwykle korzystne dla małych firm), zapewnia terminowe przekazywanie wszelkich informacji oraz uniknięcie kar i innych sankcji, które mogą zostać nałożone przez organy podatkowe. Nie należy jednak zapominać o uwadze i ostrożności przy wyborze firmy. W końcu wiele zależy od tego. Jeśli podejdziesz do tej sprawy nieostrożnie, później możesz mieć wiele problemów. Co więcej, naruszenie poufności i udostępnienie danych konkurencji nie jest najgorszym problemem. Przecież do prowadzenia outsourcingu księgowego nie trzeba uzyskiwać specjalnej licencji. Oraz gwarancję jakości usług, a także pracynikt nie może dać.

Możesz skupić się tylko na doświadczeniu struktury handlowej, jej dotychczasowej reputacji, dyplomach i certyfikatach, a także na zakresie świadczonych usług. Na szczęście w dobie internetu nietrudno się o tym wszystkim dowiedzieć. Możesz odwiedzić strony outsourcerów, a nawet specjalnych organizacji, które monitorują ich działania. Jednocześnie należy zwrócić uwagę na to, ile firm znajduje się pod ich jurysdykcją, ponieważ zbyt wiele z nich negatywnie wpływa na jakość usług. Wskazane jest przestudiowanie umowy o outsourcing usług księgowych na długo przed podpisaniem, której próbka powinna znajdować się na stronie internetowej firmy lub specjalisty, którego lubisz.