Dopłata za dojazdowy charakter pracy: procedura obliczania, zasady rejestracji, naliczania i płatności

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

W wielu przedsiębiorstwach praca niektórych kategorii pracowników to podróże. Przede wszystkim mówimy o kierowcach przewożących personel, przewożących produkty, materiały i inne towary. W artykule porozmawiamy o dopłacie za dojazdowy charakter pracy, opodatkowaniu i rozliczaniu dodatku.

Informacje ogólne

Czy dodatek na podróż jest zawsze wymagany? Zastanówmy się.

Jeżeli działalność zawodowa pracownika jest związana z podróżami, pracodawca musi zrekompensować poniesione wydatki na podstawie danych z raportu wstępnego, a także za okazaniem biletów i czeków. Tymczasem przepisy przewidują inny sposób na odzyskanie kosztów.

Pracodawca może płacić stały dodatek za pracę w podróży. Kierowcy z reguły są całkiem zadowoleni z takiego odszkodowania. Wysokość dopłaty ustala kierownik przedsiębiorstwa izatwierdzone przez lokalny dokument.

Należy tu powiedzieć, że inspektorzy nie zawsze uznają dodatek za dojazdowy charakter pracy za rekompensatę w rozumieniu przepisów art. 168,1 TC. W przypadku braku dokumentów potwierdzających wydatki pracownika, pracodawca może być zobowiązany do naliczenia dodatkowych składek.

Zwrot kosztów za dokumenty

Jeśli pracownik dostarczy dokumenty potwierdzające jego wydatki podczas podróży, pracodawca zrekompensuje je po fakcie. Oznacza to, że pracownik otrzyma dokładnie tyle, ile wydał. Ta opcja jest zwykle używana, gdy pracownicy są wysyłani w długie podróże służbowe do innych regionów lub za granicę. Pracodawca zwraca takim pracownikom koszty podróży i zakwaterowania. Jednocześnie pracodawca musi zdecydować, czy potrącać podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki na środki z tego odszkodowania. Odpowiedzmy na to pytanie od razu.

Koszty odszkodowań są uwzględniane przez pracodawcę w wydatkach uwzględnianych przy obliczaniu podatku dochodowego. Zgodnie z ust. 11 ust. 1 art. 217 Ordynacji podatkowej nie ma konieczności potrącania podatku dochodowego od osób fizycznych od zwrotu. Zasada ta dotyczy całej kwoty określonej w układzie zbiorowym pracy, układzie pracy lub innym miejscowym akcie przedsiębiorstwa. Jeśli chodzi o składki ubezpieczeniowe, również nie trzeba ich naliczać (klauzula 2, część 1, art. 9 212-FZ z dnia 24.07.2009).

Trudności w praktyce

Należy jednak powiedzieć, że FSS i FIU czasami uważają, że pracodawca ma obowiązek naliczania składek od kwoty odszkodowania. Uzasadniają swoje stanowisko, mówiąc, żewyjazdowy charakter dodatków za pracę i odpłatności – są to elementy wynagrodzenia. Inspektorzy funduszy potwierdzają swoje argumenty z zapisami art. 129 Kodeksu pracy, który określa zarobki. W efekcie po kontrolach pracodawca zostaje obciążony grzywnami i karami oraz jest zobowiązany do naliczania dodatkowych składek. Oczywiście takie decyzje należy zakwestionować. Sądy w większości przypadków stają po stronie pracodawcy, powołując się na następujące argumenty:

1. Zwrot kosztów pracy podlega zatwierdzeniu przez pracodawcę.
2. Odszkodowanie jest niezbędne, aby pokryć dodatkowe wydatki pracownika, które ponosi podczas wykonywania funkcji pracowniczej.
3. Kwoty zwrotu nie mogą być w żaden sposób uwzględnione w zarobkach, dlatego nie ma potrzeby naliczania składek.

Lista dokumentów potwierdzających

Dodatek za podróżny charakter pracy jest pobierany po dostarczeniu dokumentów pomocniczych. Konkretną listę dokumentów ustala i zatwierdza kierownik przedsiębiorstwa. Wskazane jest utworzenie dwóch list - na krótkie i długie podróże. W takim przypadku wymagania pracodawcy staną się jaśniejsze.

Koszty podróży pracownika można zweryfikować:

1. Bilety na metro, autobus, trolejbus itp.
2. Plan podróży, list przewozowy, rachunki, czeki (przy korzystaniu z transportu osobistego).

Koszty mieszkaniowe są potwierdzane dokumentami otrzymanymi po przyjeździe. Może to być paragon wystawiony przez administratora hotelu, umowa najmu krótkoterminowego.

Odpowiedzi na dodatkowe pytania inspektorów dotyczącedopłaty za podróżny charakter pracy można przyznać, powołując się na dokumenty poświadczające przemieszczanie się pracowników. Mowa w szczególności o wykazie stanowisk ustalonych przez ustawę miejscową, warunkach przewidzianych w umowie o pracę, notatkach, czasopismach itp. Inspektorom należy dostarczyć wszelkie dokumenty potwierdzające wyjazdy.

Funkcje dokumentacji

Aby zapewnić kontrolę nad codziennymi ruchami pracowników, wskazane jest stworzenie dziennika podróży służbowych. Dokument ten może być przechowywany przez kierownika odpowiedniego działu lub innego odpowiedzialnego pracownika.

Planowanie i kontrola pojedynczych podróży może odbywać się za pomocą notatek. Pracownik sporządza go w imieniu kierownika. W notatce pracownik wskazuje powody wyjazdu, cele i zadania. Dokument należy przekazać pracodawcy do zatwierdzenia.

Obecnie obowiązujące przepisy nie ustanawiają jednej formy notatek i dzienników księgowych. W związku z tym kierownictwo przedsiębiorstwa może zatwierdzać jego formy. W celu wprowadzenia dokumentacji do obiegu dyrektor wydaje stosowne zarządzenie.

Nuanse

Dodatek za dojazdowy charakter pracy ustalany jest w zależności od:

• częstotliwości podróży;
• czas trwania podróży służbowej;
• trudność zadania itp.

Możesz również wziąć pod uwagę kwalifikacje i doświadczenie zawodowe konkretnego pracownika. W związku z tym nie jest konieczne instalowaniejedna kwota dla wszystkich.

Uproszczony przepływ pracy

Jak pokazuje praktyka, oddelegowany pracownik nie zawsze jest w stanie przechowywać dokumenty uniewinniające. Zdarza się, że do dnia zgłoszenia część biletów zaginie, nie ma czeków ze stacji benzynowych, paragonów itp. Ale bez nich pracownik nie otrzyma zwrotu kosztów. W takich przypadkach zapewniony jest uproszczony przepływ pracy.

Kierownik przedsiębiorstwa ustala i zatwierdza wysokość dodatku za dojazdowy charakter pracy. Kwota ta musi zawierać:

1. Średnia opłata w transporcie publicznym.
2. Płacenie czynszu.
3. Nieplanowane lub drobne naprawy pojazdu.
4. Usługi komunikacyjne (telefon komórkowy, faks).

Wskazane jest ustalenie stałej dopłaty za podróżny charakter pracy dla kierowców, spedytorów, handlowców i innych pracowników, którzy wykonują pracę poza przedsiębiorstwem, ale w tej samej miejscowości.

Premia jest również przyznawana, jeśli pracownik:

• zwykle wydaje taką samą kwotę na wycieczki;
• nie wydaje pieniędzy na zakwaterowanie i podróże w innym regionie lub za granicą.

Jeśli pracownik ma dodatkową opłatę za podróżny charakter pracy, nie musi zbierać biletów, czeków i innych dokumentów potwierdzających. A odszkodowanie zostanie mu przyznane pod koniec miesiąca.

Ogólna procedura obliczeniowa

Zgodnie z częścią 2 art. 168,1 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, dodatek za podróżny charakter pracyzatwierdzone przez kierownika przedsiębiorstwa i utrwalone w lokalnym akcie przedsiębiorstwa.

Wysokość zasiłku ustalana jest przez pracodawcę niezależnie. Sformułowanie w miejscowym akcie przedsiębiorstwa może brzmieć: „Ustal dopłatę za dojazdowy charakter pracy. Wysokość zasiłku wynosi 10% wynagrodzenia zasadniczego”. Menedżer, według własnego uznania, może ustalić stałą kwotę.

Przy ustalaniu dopłaty za podróżny charakter pracy pracodawca musi kierować się:

1. Akty prawne przyjęte w okresie sowieckim. Obecnie, mimo że ZSRR przestał istnieć, wiele dokumentów prawnych zatwierdzonych przez lata jego istnienia jest ważnych. Tak więc dekret Rady Ministrów RSFSR z 1978 r. Nr 579 ustanowił dodatkową opłatę za podróżny charakter pracy - 20% wynagrodzenia. Przysługuje pracownikom zatrudnionym w transporcie drogowym i rzecznym. Jednocześnie tylko ci, którzy podróżują przez 12 lub więcej dni, otrzymują dodatkową opłatę za podróżny charakter pracy.
2. Porozumienia branżowe i regionalne. Na przykład pracownicy drogowi mogą otrzymać dopłatę do 20%, w zależności od liczby dni spędzonych w drodze. Odpowiednia klauzula znajduje się w klauzuli 3.6 Federalnego Porozumienia Przemysłowego w sprawie Obiektów Drogowych.

Jeżeli wysokość zasiłku nie jest przewidziana ani w ustawach przyjętych w okresie sowieckim, ani w umowach branżowych (regionalnych), kierownik ma prawo ustalić ją według własnego uznania.

Niektórzy menedżerowie błędnie uważają, że organ odpowiedzialny zaustalanie wysokości dopłaty za objazdowy charakter pracy, - Izba Obrachunkowa. Trzeba od razu powiedzieć, że ta struktura nie ma nic wspólnego z ustalaniem kwoty wpłat.

Dodatek za pracę w podróży: opodatkowanie

Gdy pracodawca, w celu uproszczenia przepływu pracy, rekompensuje koszty podróży poprzez naliczanie dodatkowych płatności, IFTS może mieć roszczenia. Tymczasem rozwinęła się dość stabilna praktyka. Niestety nie jest to korzystne dla pracodawcy. Sądy i organy regulacyjne nie kwestionują prawa pracodawcy do ustalenia dopłaty. Uważają jednak, że stała opłata powinna podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i składkami na fundusze. Argumenty są następujące.

Prawo przewiduje dwa rodzaje płatności. Pierwsza obejmuje rekompensaty, które działają jako elementy zarobków. Powstają ze względu na to, że obywatel pracuje w szczególnych warunkach. Od takiej rekompensaty potrącane są podatki i składki na fundusze. Drugi rodzaj płatności to zwrot wydatków poniesionych przez pracownika w związku z pełnieniem funkcji pracowniczej. Składki i podatki nie są potrącane z tych kwot.

Według wielu ekspertów, miesięczna stała dopłata nie może być uważana za rekompensatę na podstawie art. 168,1 TC. Faktem jest, że pracodawca nie zwraca pracownikowi faktycznie poniesionych kosztów. Innymi słowy, wysokość rekompensaty nie zależy od wysokości wydatków.

Dodatek do przewidzianych zarobkówpraca lub układ zbiorowy nie mogą być uznane za odszkodowanie na podstawie art. 164 TK. Wynika to z faktu, że po naliczeniu wynagrodzenia pracownika, który wykonuje swoje funkcje pracownicze na wyjazdach, wzrasta.

Objaśnienia dotyczące słońca

Pod koniec 2015 roku Sąd Najwyższy objął stanowisko pracodawcy. Sąd Najwyższy w swoim Przeglądzie Praktyk za 2015 r. wskazał, że dla celów podatkowych znaczenie będzie miał charakter wpłaty, zgodnie z którym jej wysokość należy do odszkodowań przewidzianych w art. 164 TK. Zgodnie z tą zasadą odszkodowanie jest płatnością pieniężną ustaloną w celu zwrotu pracownikom wydatków poniesionych przez nich w związku z wykonywaniem ich funkcji pracowniczych. Jednocześnie Sąd Najwyższy wskazał, że nazwa wpłaty nie ma decydującego znaczenia. Może to być dodatek, dodatek, zasiłek, podwyżka wynagrodzenia itp.

Władze państwowe jednak tak naprawdę nie chcą popierać stanowiska Trybunału. Na przykład dla Ministerstwa Pracy warunkiem wypłaty odszkodowania pracownikowi jest dostarczenie dokumentów potwierdzających wydatki podczas podróży. Dlatego przedsiębiorstwa, które nie planują pobierać podatków i wpłacać składek do funduszy z dopłat, będą musiały bronić swojej pozycji przed sądami.

Księgowość

Jak rejestrować płatności mające zrekompensować wydatki poniesione przez pracowników podczas podróży służbowej?

Zgodnie z instrukcją do planu kont, zatwierdzoną rozporządzeniem Ministra Finansów nr 94n z dn.2000 do podsumowania informacji o wszystkich rozliczeniach z pracownikami przedsiębiorstwa, z wyjątkiem transakcji płacowych i rozliczeń z pracownikami odpowiedzialnymi, stosuje się konto. 73. Informacje o rozliczeniach z personelem z tytułu otrzymanych kwot z tytułu kosztów operacyjnych i administracyjnych znajdują odzwierciedlenie w rachunku. 71. Jednocześnie wielu ekspertów uważa, że korzystanie z tego konta będzie nieprawidłowe, jeśli firma nie wyda środków na sprawozdawczość, ale zwróci pracownikowi poniesione koszty. Biorąc to pod uwagę, księgowy powinien dokonać następujących wpisów:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 73 - przyjęcie do rozliczenia wydatków w formie zwrotu kosztów wydatków po ich potwierdzeniu.
• Dt sch. 73 ct sc. 50 - Wypłata odszkodowania dla pracownika.

Jeżeli kierując się przepisami art. 129 Kodeksu pracy, wówczas dodatki, zasiłki, w tym za pracę w szczególnych warunkach, zaliczane są do wynagrodzenia. W związku z tym księgowy dokonuje następujących wpisów:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 70 - naliczanie wynagrodzenia pracownikowi z dopłatą.
• Dt sch. 70 tys. 68 - potrącanie kwoty podatku dochodowego od osób fizycznych od zarobków.
• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 69 - naliczanie składek ubezpieczeniowych.
• Dt sch. 70 tys. 50 - wypłata wynagrodzenia z dopłatą.

Według ekspertów takie rozgraniczenie w rachunkowości ułatwi pracodawcy wyodrębnienie kwot podlegających podatkowi dochodowemu od osób fizycznych i składek ubezpieczeniowych oraz środków zwolnionych z opodatkowania.

Wniosek

Uproszczony przepływ pracy nie jestzawsze w rękach pracodawcy. Jeżeli pracodawca planuje uznać, że dodatki za dojazdy nie są elementem wynagrodzenia, to istnieje ryzyko roszczeń ze strony organów regulacyjnych. W takich przypadkach wskazane jest bardziej szczegółowe przestudiowanie orzecznictwa w tej kwestii.