Przeprowadzenie briefingu pozwoli biznesmenowi szybko reagować na zmieniające się sytuacje

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

W porównaniu z konferencją prasową, briefing jest skuteczniejszym sposobem informowania opinii publicznej, a tym samym potencjalnych klientów, o Twojej firmie, jej możliwościach, perspektywach i korzyściach ze współpracy. Umiejętny briefing tworzy pozytywne pierwsze wrażenie, pozytywnie prezentuje nowości, podkreśla trendy i pozwala szybko reagować na zdarzenia, które miały miejsce zaledwie kilka godzin temu.

Istotę tego wydarzenia wymownie opisuje angielskie słowo brief (krótkie, zwięzłe) leżące u jego korzenia. W praktyce public relations oznacza to, że maksymalny czas trwania odprawy nie może przekroczyć 30 minut. Są też takie udane, które mieszczą się w kwadrans, ale w tym przypadku powinien je wykonać prawdziwy PR-owiec z dużym doświadczeniem w tej dziedzinie.

Niezwykle krótki czas pozwala obejść się bez specjalnie przystosowanej sali, która pozwala na zorganizowanie imprezy dosłownie „zkół”, „w locie”, zapewniając tylko miejsce stojące dla prelegentów i dziennikarzy. Dlatego odprawa jest możliwa w niemal każdym lobby budynku administracyjnego, hotelu czy na lotnisku. Jednocześnie woda mineralna, kawa, kanapki itp..nie są serwowane.

Aby zamienić odprawę w rodzaj akcji PR, która przyciągnie uwagę społeczeństwa, musisz przede wszystkim ściśle przestrzegać ogólnie przyjętego schematu postępowania. Ze względu na niezwykle napięty harmonogram, program briefingu pomija obowiązkową prezentację na konferencji prasowej i przechodzi od razu do sedna sprawy przedstawionej przez prelegentów w krótkim oświadczeniu informacyjnym.

Tekst oświadczenia jest przygotowany wcześniej, musi zostać wcześniej opracowany i dopracowany. Jego celem jest przedstawienie informacji lub stanowiska na tyle jasno, aby nie mogły być nieprecyzyjnie przedstawione lub przeinaczone w mediach. Wypowiedź powinna być również zwięzła i zrozumiała dla dziennikarzy, aby nie podążali za pytaniami wyjaśniającymi, które komplikują briefing.

Jego czas jest podzielony na dwie nierówne części. Około jedna trzecia czasu poświęcona jest na oświadczenie lub przekaz informacyjny. Pozostałe dwie trzecie to błyskawiczna sprawa: dziennikarze zadają krótkie pytania i otrzymują te same krótkie, ale bogate w informacje odpowiedzi. Jednocześnie bardzo pożądane jest, aby w prelegentach uczestniczyły osoby, które mają szybką i klarowną reakcję na wszelkie pytania oraz umiejętność udzielenia na nie adekwatnej odpowiedzi.

Aby odprawa zakończyła się sukcesem, jej prezentermusi cały czas radzić sobie z sytuacją i, jak surfer, „trzymać się fali”. Jego zadaniem jest zapewnienie maksymalnej prezentacji informacji przez prelegenta przy jednoczesnym ścisłym przestrzeganiu ram czasowych, aby nie zamienić wydarzenia w konferencję prasową.

Przeprowadzenie briefingu jest nie do pomyślenia bez kompetentnych i terminowych prac przygotowawczych wykonanych przez menedżerów zajmujących się public relations. Obejmuje powiadamianie mediów o miejscu i czasie wydarzenia, nakreślenie jego głównego nurtu, wyjaśnienie głównych zagadnień, zaplanowanie kolejności wystąpień. Przed rozpoczęciem odprawy należy jeszcze raz sprawdzić, jak przygotowane jest do niej miejsce i czy sprzęt audiowizualny jest sprawny. Zaleca się, jeśli to możliwe, usunięcie z obiektu źródeł rozpraszającego hałasu i efektów świetlnych.

Konieczne jest wcześniejsze przygotowanie pakietu materiałów, w którym temat briefingu zostanie przedstawiony w formie streszczenia lub streszczenia bez osobistych opinii i cytatów.