Opis stanowiska administratora biura: obowiązki, funkcje i uprawnienia

2025 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2025-01-24 13:23

W większości miejsc publicznych pierwszą osobą, którą spotykasz po przekroczeniu progu, jest recepcjonistka. Tych specjalistów zatrudniają hotele, salony kosmetyczne, restauracje i oczywiście instytucje biurowe. Mają wiele obowiązków, od komunikacji z gośćmi i partnerami po przetwarzanie dokumentacji.

Funkcje

Warto powiedzieć, że administrator to bardzo wszechstronny zawód, który może obejmować wszechstronne obowiązki. Zaletą dla początkujących jest to, że nie wymaga dogłębnej wiedzy w określonej dziedzinie.

Potencjalni pracodawcy zwracają większą uwagę na cechy osobiste. Potencjalny kandydat na stanowisko administratora biura powinien być umiarkowanie towarzyski, umieć nawiązywać kontakty z różnymi osobami i poprawnie wyrażać własne myśli. Dodatkowym atutem będzie zainteresowanie wybraną dziedziną.zajęcia i umiejętność radzenia sobie ze stresem. Ta ostatnia cecha z pewnością przyda się przyszłemu administratorowi. Będzie musiał komunikować się z ogromną liczbą odwiedzających, wśród których z pewnością spotkają się konflikty. Jednak nawet w takich sytuacjach administrator musi być w stanie zachować uprzejmość.

Należy zauważyć, że w zależności od polityki rekrutacyjnej firmy, mogą wystąpić wymagania dotyczące wyższego wykształcenia, umiejętności pracy ze sprzętem biurowym itp.

Harmonogram pracy na tym stanowisku jest zwykle określany przez godziny otwarcia zakładu, ponieważ to administrator otwiera je rano i zamyka wieczorem. Jednak podczas całodobowej pracy dla pracowników sporządzany jest grafik zmianowy. Z reguły biura nie działają w tym trybie.

Warto również zwrócić uwagę na to, że administrator i kierownik biura to różne zawody. Kierownik biura faktycznie nadzoruje pozostałych pracowników. Administrator w przeciwieństwie do niego nie pełni tej funkcji. Wykonuje tylko własne funkcje, w razie potrzeby wchodząc w interakcje z innymi pracownikami biura.

Główne obowiązki

Administrator biura, będąc w miejscu pracy, musi wykonywać znaczną liczbę zadań, które zleca mu kierownictwo. Wymieńmy je krótko.

• Odbiór i późniejsza dystrybucja połączeń telefonicznych. Podczas negocjacji administrator musi rejestrować informacje i przekazywać je pracownikom. Jeśli to konieczne, połączenie powinno:przekieruj do innego działu.
• Obowiązki administratora biura obejmują klauzulę wymagającą od pracownika udzielenia wstępnej porady potencjalnym klientom.
• Konieczność przetwarzania dokumentacji przychodzącej i wychodzącej.
• Zamieszczanie ogłoszeń o pracę na wyspecjalizowanych portalach i agencjach rekrutacyjnych. Do obowiązków administratora biura należy również przeprowadzenie wstępnych rozmów kwalifikacyjnych z potencjalnymi kandydatami.
• Zakup artykułów papierniczych i materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do zapewnienia sprawnego działania sprzętu biurowego.

Oprócz obowiązków wymienionych powyżej, administrator biura w rzeczywistości stale współpracuje z ludźmi. Są to zarówno potencjalni klienci, jak i obecni pracownicy firmy. To właśnie ten specjalista jest odpowiedzialny za grafikowanie pracowników.

Prawa

Liczba praw, w przeciwieństwie do obowiązków, jest znacznie mniejsza. Co więc robi instrukcja administratora biura?

• Działaj w imieniu firmy, reprezentując jej interesy w kontaktach z innymi przedsiębiorstwami.
• Do interakcji z innymi pracownikami w ramach przydzielonych uprawnień.
• Złóż propozycje do rozważenia w celu poprawy wydajności organizacji.

Funkcje administratora biura

Będąc w miejscu pracy, ten specjalista powinienwykonywać znaczną liczbę przydzielonych mu zadań:

• Przygotowywanie biura.
• Utrzymanie porządku.
• Obsługa odwiedzających.
• Usługa telefoniczna.

W rzeczywistości liczba funkcji może być większa. Zależy to od listy obowiązków służbowych administratora biura w danej instytucji.

Przygotowywanie biura

Wypełnianie przydzielonych funkcji z reguły rozpoczyna się od przygotowania do nowego dnia pracy. Przybywając do swojego miejsca pracy, administrator sprawdza pracę sprzętu biurowego, dostępność materiałów eksploatacyjnych i artykułów papierniczych. Następnie specjalista musi zapoznać się z listą zwiedzających i stworzyć warunki do ich spotkania.

Utrzymanie zamówienia

Administrator nie powinien być bezpośrednio zaangażowany w sprzątanie i inne czynności mające na celu utrzymanie porządku w biurze. Do jego obowiązków należy jednak koordynacja pracy personelu utrzymania ruchu. Musi zaplanować sprzątanie, a także wskazać czas jego trwania.

Obsługa klienta

Obowiązki administratora polegają również na negocjowaniu z gośćmi terminu wizyty, uzgadnianiu go z kierownikiem. Harmonogram wizyt powinien być sporządzony w taki sposób, aby nie dochodziło do ich nakładania się i aby nikt nie musiał tracić czasu na czekanie. Ponadto administrator musi spotykać się z gośćmi. To on tworzy pierwszywrażenie.

Usługa telefoniczna

Ta funkcja jest przypisana administratorowi, aby uwolnić menedżera od negocjacji i nie odwracać jego uwagi od przepływu pracy. Pracownik może sam rozwiązać niektóre sprawy lub umówić się na wizytę zgodnie z harmonogramem kierownika. Wykonując te funkcje, pracownik z pewnością musi zachować poufność, nie ujawniając osobom postronnym dostępnych mu informacji.

Próbka

Opis stanowiska administratora biura może zawierać różne pozycje w zależności od wymagań konkretnej organizacji. Z reguły jednak zostaną w nim określone standardowe warunki, które traktuje się jako model.

• Postanowienia ogólne.
• Wymagania dotyczące kwalifikacji. Z reguły dla potencjalnego administratora wystarczy wykształcenie średnie kierunkowe. Doświadczenie na pewno będzie atutem.
• Obowiązki. Żaden opis stanowiska nie jest kompletny bez tego elementu.
• Prawa. Administrator ma na przykład prawo do składania propozycji usprawnienia działalności przedsiębiorstwa.
• Dodatkowe postanowienia, które mogą obejmować pozycje niewymienione w innych sekcjach.

Zwykle przedstawia się nowemu pracownikowi opis stanowiska do wglądu, który musi potwierdzić własnoręcznym podpisem.

Miejsce pracy

Instrukcja ochrony pracy dla administratora urzędu stawia pewne wymagania dotyczące warunków pracy. Na przykład miejsce pracy powinno być zlokalizowane w taki sposób, aby pracownik czuł się komfortowowykonywać własne obowiązki. Z reguły znajduje się obok biura kierownika i pozwala na monitorowanie innych pracowników.

Musisz zrozumieć, że podczas wykonywania obowiązków administrator, podobnie jak inni pracownicy, często muszą korzystać ze sprzętu biurowego. Dlatego musi być umieszczony w taki sposób, aby był dostępny do krótkotrwałego użytkowania.

Jednym z ważnych zadań, które nie jest jasno określone w opisie stanowiska administratora, jest działanie jako łącznik między bezpośrednim przełożonym a podwładnymi. Dlatego pracownik powinien starać się stworzyć sprzyjające środowisko i nawiązać kontakty z innymi specjalistami. Ważne jest nie tylko prawidłowe przekazywanie instrukcji lidera, ale także możliwość kontrolowania poprawności ich realizacji.

Z tego powodu umiejętność łączenia się z innymi staje się ważnym czynnikiem w osiągnięciu sukcesu na tym stanowisku. Dotyczy to zarówno liderów, jak i podwładnych. Jeśli chodzi o cechy osobiste, organizacja i odporność na stres są uważane za dość ważne, co pozwala zarządzać innymi pracownikami i zachować spokój nawet w przypadku kontaktów z gośćmi konfliktowymi.