Przykładowy opis typowej pracy dla archiwisty

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Stanowisko pracownika archiwum nazywa się archiwistą. Głównym zadaniem specjalisty w tej dziedzinie jest ustalenie pracy samego archiwum i obiegu w nim dokumentacji. Tacy fachowcy są potrzebni wszędzie tam, gdzie występuje duża rotacja dokumentów urzędowych, zwłaszcza w organizacjach związanych z ubezpieczeniami, finansami, a zwłaszcza w przedsiębiorstwach państwowych. Głównym dokumentem, do którego musi się odwołać nowy pracownik, jest opis stanowiska pracy archiwisty.

Postanowienia ogólne

Tylko szef przedsiębiorstwa może przyjąć lub zwolnić archiwistę. A przede wszystkim musi odnieść się do obowiązującego w kraju ustawodawstwa. W pouczeniu należy wskazać osobę, która jest bezpośrednim przełożonym specjalisty zajmującego to stanowisko.

Aby pracować jako archiwista, osoba musi uzyskać wstępne wykształcenie zawodowe, a następnie może zostać przyjęta na stanowisko nawet bez doświadczenia w tej dziedzinie. Istnieje opcja, któraosoba z wykształceniem średnim lub ogólnym dostanie pracę, ale potem musi przejść specjalne szkolenie w tym kierunku. Doświadczenie nie jest wymagane na tym stanowisku.

Co musisz wiedzieć

Opis stanowiska archiwisty przedsiębiorstwa sugeruje, że pracownik musi posiadać pewną wiedzę: jest on zobowiązany do zapoznania się z regulaminami, instrukcjami i całą listą dokumentów prawnych związanych z zarządzaniem archiwami w tej organizacji. Ponadto musi wiedzieć, jak przechowywać, posługiwać się dokumentami, a także według jakich standardów są one przyjmowane i przekazywane. Jego wiedza powinna obejmować jednolity państwowy system pracy biurowej. Ponadto musi zrozumieć, w jaki sposób powstają opisy zachowanych dokumentów, które z nich należy przechowywać na stałe, a które tylko tymczasowo, a także sporządzić akty dotyczące ich niszczenia.

Z opisu stanowiska asystenta archiwisty wynika, że musi on wiedzieć, w jaki sposób archiwizowane są akta, według jakich zasad są przygotowywane do późniejszego wykorzystania i przechowywania, w jaki sposób prowadzona jest ewidencja i sporządzane są raporty w przedsiębiorstwie. Osoba ta musi rozumieć strukturę firmy, w której pracuje, a także zasady korzystania ze sprzętu i wszelkich środków technicznych niezbędnych do wykonywania prac w archiwum. Ponadto musi znać wszystkie wewnętrzne zasady i przepisy organizacji, w tym ochronę pracy, bezpieczeństwo przeciwpożarowe, rutynę i tak dalej.

Obowiązki

Opis stanowiska archiwisty instytucji budżetowejzakłada, że musi pełnić określone funkcje: realizacja prac związanych z działalnością archiwalną, konserwacja dokumentacji wchodzącej do archiwum, rejestracja dokumentów wpływających, opracowywanie nomenklatury i weryfikacja prawidłowości składania spraw przed ich złożeniem do archiwum. Jeśli zajdzie taka potrzeba, szyfruje jednostki magazynowe, organizuje rozmieszczenie skrzynek i wpisuje je do rejestru.

Opis stanowiska archiwisty placówki medycznej sugeruje, że musi on sporządzać skrótowe opisy przechowywanej dokumentacji, rozdzielać ją na jednostki tymczasowe i wieczyste. Musi prowadzić ewidencję i niezwłocznie niszczyć dokumenty, które już wygasły, oraz opracować system, dzięki któremu będzie można szybko i łatwo znaleźć żądany dokument.

Inne funkcje

Poza tym jego obowiązki służbowe wymagają obecności na egzaminach dla wartości dokumentów dla nauki i nie tylko. Musi upewnić się, że dokumenty pozostają nienaruszone, w razie potrzeby przeprowadzić z nimi prace konserwatorskie. Ten specjalista zapewnia również, że archiwum posiada wszystkie niezbędne warunki do normalnego przechowywania dokumentów.

Archiwista musi monitorować wdrażanie przepisów przeciwpożarowych, a także korzystać z nowoczesnych środków technicznych do pracy z dokumentami. Jest zobowiązany na prośbę pracowników i gości organizacjiwydawania kopii lub oryginałów dokumentacji archiwalnej, sporządzania zaświadczeń z wykorzystaniem informacji dostępnych w archiwum oraz sporządzania sprawozdań ze swojej pracy.

Prawa

Opis stanowiska archiwisty medycznego sugeruje, że ma on pewne prawa. Może żądać i otrzymywać dokumenty związane z jego działalnością zawodową. W razie potrzeby może współpracować ze specjalistami z innych działów przedsiębiorstwa lub z innych organizacji, jeśli pomoże mu to w rozwiązaniu jego kompetentnych problemów. Jeśli zajdzie taka potrzeba, może reprezentować interesy swojej firmy w innych organizacjach we wszelkich sprawach, które bezpośrednio dotyczą pracy archiwum.

Odpowiedzialność

Opis stanowiska archiwisty zakłada, że jest on odpowiedzialny za niewywiązywanie się z obowiązków i niską jakość pracy, za podawanie fałszywych lub zniekształconych informacji o wykonywanych zadaniach, za odmowę wykonywania poleceń przełożonych.

Ponadto odpowiada za sytuacje, w których wykryto wykroczenia, naruszenia bezpieczeństwa lub inne działania zagrażające normalnemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, a pracownik nie zgłosił ich i nie podjął żadnych działań w celu wyeliminowania problemu. Archiwista odpowiada za naruszenie norm dyscypliny pracy.

Warunki pracy

Opis stanowiska archiwisty sugeruje, że kierownictwo organizacji powinno określić godziny jego pracy zgodnie z robociznąustawodawstwo. W razie potrzeby firma musi zapewnić mu miejsce pracy uwzględniające wszelkie normy i standardy, a także wszystko, co niezbędne do podróży służbowych, w tym lokalnych. Ma również prawo do podpisywania dokumentów w ramach swoich kompetencji.

Wniosek

Głównym dokumentem, na którym powinien polegać specjalista przyjęty na to stanowisko, jest opis stanowiska archiwisty. Bez względu na to, w jakiej organizacji pracuje, prawa, obowiązki, funkcje i wiedza są praktycznie takie same i mogą się różnić w zależności od potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa oraz zadań, jakie kadra kierownicza przydziela swoim pracownikom.

Taka praca wymaga uważności, wytrwałości, znajomości zasad bezpieczeństwa ważnych dokumentów, znajomości oceny wartości określonych dokumentów, a także umiejętności usystematyzowania, szybkiego wyszukiwania i szyfrowania dokumentów. Ważnym czynnikiem jest również praca z ludźmi, ponieważ zawód archiwisty polega na wystawianiu i odbieraniu różnego rodzaju dokumentacji, sprawdzaniu poprawności jej sporządzenia i autentyczności. Tylko uważna osoba, gotowa do pracy z dużą ilością informacji i reprezentująca interesy firmy w innych organizacjach, będzie w stanie prawidłowo i rzetelnie wykonywać obowiązki pracownicze na tym stanowisku.