Inwentarz - co to jest? Cele, metody i rodzaje inwentaryzacji

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Inwentaryzacja to specjalna procedura, której głównym celem jest identyfikacja określonych naruszeń w różnych firmach. Dzięki temu procesowi można ustalić, na ile prawdziwe i dokładne są dane dotyczące pozycji w magazynie. Ujawniane są błędy w pracy różnych specjalistów przedsiębiorstwa. Dodatkowo pełni funkcję pewnego sposobu monitorowania pracy pracowników.

Koncepcja procesu

Inwentaryzacja to pewna metoda księgowania w przedsiębiorstwie, która ma funkcje kontrolne. Ma na celu ustalenie, czy rzeczywista ilość niektórych towarów w firmie odpowiada informacjom zawartym w dokumentacji organizacji.

Jeśli podczas procesu inwentaryzacji zostaną znalezione różne błędy lub braki, stanie się to podstawą do wewnętrznego dochodzenia w odniesieniu do odpowiedzialnych finansowo pracowników firmy.

Problemy pojawiają się nie tylko wtedy, gdy jest niedobór, ale także przy nadmiarze wartości, ponieważ prowadzi to do trudności w ściąganiu należnościspłaty zadłużenia lub pożyczki. Wyniki inwentaryzacji są ważne dla inspekcji podatkowej, ponieważ poważne rozbieżności mogą być wynikiem nielegalnych działań kierownictwa lub pracowników firmy.

Jakie funkcje są wykonywane?

Inwentaryzacja to złożony proces, podczas którego realizacji mogą być wykonywane różne funkcje:

• kontrola;
• konto;
• wykrywanie przestępstw.

Istnieje kilka rodzajów tej procedury, które są wybierane w zależności od celu postępowania i okoliczności.

Cechy procedury

Kierownictwo każdej firmy jest zainteresowane przeprowadzeniem inwentaryzacji. Wynika to z faktu, że jego wyniki mogą ujawnić najmniejsze rozbieżności między rzeczywistym majątkiem a danymi zawartymi w ewidencji firmy.

W weryfikację zaangażowani są specjaliści, którzy nie są zainteresowani jej wynikami, dlatego też zarząd przedsiębiorstwa często zatrudnia do tego niezależnych ekspertów.

Główny cel wydarzenia

Głównym celem inwentaryzacji jest określenie poprawności rachunkowości, dla której porównuje się rzeczywiste wskaźniki z danymi zawartymi w licznych dokumentach firmowych. Dlatego różne wyniki uzyskuje się, sprawdzając:

• wszystkie pozycje biorące udział w procesie inwentaryzacji są przeliczane, mierzone lub ważone;
• wynikowe sumy są porównywane zdane, które są dostępne w dokumentacji księgowej;
• monitorowanie realizacji zasad ustalonych w firmie i mających na celu zachowanie integralności różnych wartości;
• zidentyfikowano towary lub materiały, które wkrótce ulegną uszkodzeniu;
• wykryto uszkodzoną właściwość;
• wszystkie kosztowności, które nie są używane w przedsiębiorstwie są identyfikowane, które często są po prostu sprzedawane po inwentaryzacji;
• rozbieżności występują w różnych dokumentach;
• sprawdzanie warunków, w jakich przechowywane są towary i przedmioty;
• kontroluje prawidłowe wyświetlanie wielu transakcji biznesowych w księgowości.

Jeśli rzeczywiście występują poważne błędy w księgowości, może to spowodować negatywne konsekwencje dla firmy, reprezentowane przez straty materialne. Dlatego inwentaryzacja kasy musi być przeprowadzana regularnie.

Jeżeli inspektorzy podatkowi w wyniku kontroli firmy stwierdzą, że organizacja nie przeprowadza regularnie inwentaryzacji, jest to równoznaczne z brakiem rachunkowości w przedsiębiorstwie, w związku z czym mogą zostać nałożone na nią znaczne sankcje administracyjne. takich firm. Często wyniki kontroli są sporządzane nieprawidłowo przez księgowego lub inną osobę odpowiedzialną, co jest uważane za wykroczenie administracyjne, za które kara jest nakładana przez inspekcję skarbową.

Regulacje prawne

Zasady prowadzenia i rozliczania inwentaryzacji znajdują się w przepisach Rozporządzenia Ministra Finansów nr 49. Ponadto istnieją specjalne Wytyczne zawierające informacje dotyczące procedury przeprowadzania audytu.

Każda firma może dodatkowo tworzyć własne regulaminy wewnętrzne, na podstawie których ustalane są unikalne zasady realizacji tego procesu. Niektóre firmy wolą przeprowadzać inwentaryzację nieruchomości co miesiąc lub co kwartał. To kierownictwo przedsiębiorstwa samodzielnie rozwiązuje ten problem.

Obowiązkowa kontrola przeprowadzana przed natychmiastowym przygotowaniem rocznych sprawozdań finansowych. Jeśli nie ma takiego spisu, firma może zostać pociągnięta do odpowiedzialności administracyjnej, a na jej funkcjonariuszy zostaną nałożone grzywny.

Główne typy procesów

Istnieje kilka klasyfikacji, które charakteryzują tę kontrolę. Różnią się na wiele sposobów.

Wybór jednego lub drugiego typu zależy od przeznaczenia inwentarza.

Przy obowiązkowej weryfikacji

Inwentaryzacja może być obowiązkowa lub inicjatywna. W pierwszym przypadku wymagane jest jej przeprowadzenie w oparciu o wymogi prawne, w związku z czym w firmie zwykle pojawiają się sytuacje z góry określone prawem. Pracownicy Federalnej Służby Podatkowej lub innych agencji rządowych mogą nalegać na taką kontrolę.

Weryfikacja inicjacyjna odbywa się na podstawie podjęcia odpowiedniej decyzji przez liderów organizacji. W takim przypadku nie ma ograniczeń co do podstaw prowadzenia procesu. Zwykle potrzeba tego procesuwystępuje, gdy kierownictwo ma wątpliwości co do uczciwości pracowników.

Na miejscu

Inwentaryzacja to procedura sprawdzania, czy rzeczywista nieruchomość pasuje do danych z dokumentów, dzięki czemu może być prowadzona przez firmy w różnych lokalizacjach.

Dlatego procedurę można wdrożyć w kasie przedsiębiorstwa lub na produkcji, w magazynach lub w sklepie.

Obiekty do sprawdzenia

Obiekty magazynowe mogą mieć różne wartości należące do konkretnej firmy. Obejmuje to środki trwałe reprezentowane przez budynki, konstrukcje lub wyposażenie, zapasy, pieniądze, gotowe produkty, a nawet zobowiązania finansowe przedsiębiorstwa.

Konkretny obiekt jest wstępnie wybierany przez inicjatora kontroli, po czym informacja ta jest przekazywana do komisji zaangażowanej w procedurę.

Zgodnie z metodą realizacji procesu

Procedura może być pełna lub częściowa. Każda odmiana ma swoje własne cechy:

• Pełne sprawdzenie. Przeprowadza się go przed utworzeniem rocznych sprawozdań finansowych lub przed audytem. Często wdrażane podczas rewizji. Wszystkie wartości materialne, pieniądze i zobowiązania dostępne w przedsiębiorstwie i odzwierciedlone w księgowości firmy podlegają weryfikacji. Nawet mienie otrzymane przez firmę na podstawie umowy najmu podlega inwentaryzacji.
• Częściowe. Można go przeprowadzić w dowolnym momencie, co wymaga jedynie odpowiedniej decyzji kierownictwa firmy. Do tego zwykleobejmuje nieruchomości pogrupowane według rodzaju, lokalizacji lub innych zasad. Na przykład można skontrolować tylko jeden magazyn lub przedmioty wartościowe, za które odpowiada jeden pracownik.

Samie firmy powinny być zainteresowane regularną częściową inwentaryzacją środków, ponieważ w tym przypadku istnieje możliwość monitorowania poprawności pracy różnych specjalistów w firmie.

Zgodnie z metodą

Zgodnie z metodą prowadzenia inwentaryzacji może być selektywna lub ciągła.

Wyrywkowa kontrola jest przeprowadzana na podstawie decyzji kierownictwa przedsiębiorstwa. Badanie realizowane jest w odniesieniu do kilku wartości wybranych przez reżysera. Często ta metoda weryfikacji jest stosowana w dużych firmach. Jeżeli wyniki takiej inwentaryzacji wykażą choćby drobne rozbieżności, to z pewnością zostanie przydzielona pełna kontrola.

Pełną inwentaryzację można przeprowadzić w dowolnym momencie po podjęciu decyzji przez kierownictwo firmy. W trakcie tego procesu wycenie poddawany jest cały majątek firmy, a także różne przedmioty wartościowe znajdujące się w oddziałach lub oddziałach.

Niespodziewanie

Inwentarz może być:

• planowane, z uwzględnieniem harmonogramu sporządzonego na początku roku przez kierownictwo przedsiębiorstwa, a warunki jego realizacji dodatkowo ogłaszane są z wyprzedzeniem;
• nieplanowane, realizowane w przypadku wystąpienia pewnych nieprzewidzianych okoliczności, na przykład zastąpienia osoby odpowiedzialnej lub wystąpienia sytuacji awaryjnej w przedsiębiorstwiesytuacja;
• powtarzane, powoływane pod warunkiem uznania wyników ostatniej kontroli za niewiarygodne lub wątpliwe, dlatego wymagane jest potwierdzenie pewnych faktów;
• kontrola, przeprowadzana po zakończeniu pełnej inwentaryzacji, w ramach której oceniane są wszystkie działania komisji i weryfikowana jest poprawność procedury.

Wszystkie powyższe rodzaje inwentaryzacji można przeprowadzić na podstawie decyzji kierownictwa firmy.

Koncepcja weryfikacji technicznej

Inwentarz techniczny jest reprezentowany przez inwentarz majątku, który określa wszystkie jego cechy charakterystyczne i wartość katastralną. Zwykle przeprowadzane w odniesieniu do różnych właściwości.

Procedura, której należy przestrzegać przed rozliczeniem rocznym. Na podstawie sporządzonego aktu można zrozumieć, jak bardzo zmieniła się cena katastralna obiektu.

Kiedy wymagane są zapasy?

To sprawdzenie jest absolutnie wymagane w następujących sytuacjach:

• nieruchomość kupowana, sprzedawana lub wynajmowana;
• przed rozliczeniami rocznymi;
• zastąpiona osoba odpowiedzialna;
• wykryto kradzież lub uszkodzenie mienia;
• po klęskach żywiołowych lub innych sytuacjach awaryjnych;
• podczas zamykania lub reorganizacji firmy.

Inwentaryzacja może być również przeprowadzona w innych sytuacjach przewidzianych przez prawo.

Procedura weryfikacji

Kolejność zapasów jest uważana za prostą, dla którejwykonywane są sekwencyjne akcje:

• właściwe zamówienie wydawane jest przez kierownictwo firmy;
• tworzy się prowizja inwentaryzacyjna;
• ustalanie terminów dla procesu;
• dokumenty są przekazywane przez pracowników odpowiedzialnych finansowo;
• przeprowadzana jest bezpośrednia inwentaryzacja, obejmująca ważenie, liczenie, mierzenie i wykonywanie innych podobnych czynności;
• wyniki uzyskane po wykonaniu inwentaryzacji są porównywane z danymi dostępnymi w ewidencji firmy;
• rozbieżności zostały zidentyfikowane;
• określanie przyczyn problemów;
• wyniki są przetwarzane.

Na koniec kontroli tworzony jest akt inwentaryzacji. Zawiera wszystkie fakty ujawnione w wyniku inwentaryzacji. Na podstawie tego dokumentu możesz zrozumieć, jak skuteczna była inwentaryzacja. Przykład tego dokumentu znajduje się poniżej.

Ustawa powinna zawierać różne informacje. Zawiera informacje:

• data kontroli;
• wymienia wszystkie osoby, które są członkami komisji inwentaryzacyjnej;
• podane są badane obiekty;
• opisuje wszystkie metody używane do uzyskania informacji;
• wyniki dopasowania;
• znaki wszystkich uczestników są umieszczone na końcu.

Act jest uważany za ważną dokumentację w każdej firmie. Może podlegać weryfikacji przez pracowników Federalnej Służby Podatkowej, dlatego musi być przechowywany w przedsiębiorstwie przez co najmniej pięćlat. W przypadku wątpliwości co do prawdziwości informacji zawartych w niniejszym dokumencie, szef firmy może wyznaczyć ponowną weryfikację.

Wniosek

Inwentaryzacja jest uważana za ważny proces, na podstawie którego rzeczywiste dane są uzgadniane z informacjami zapisanymi w ewidencji firmy. Może być prezentowany w wielu formach.

Zdarzają się sytuacje, w których audyt musi być przeprowadzony bezbłędnie w oparciu o wymagania organów państwowych. Proces jest realizowany wyłącznie przez specjalnie utworzoną komisję inwentaryzacyjną, w skład której wchodzą wyłącznie profesjonaliści, a często nawet eksperci zewnętrzni, którzy nie są zainteresowani wynikami inwentaryzacji, są tu zapraszani.