Przetarg - co to jest? Znaczenie słowa i jego zastosowanie w praktyce

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Dzisiaj prawie wszystkie produkty na rynku są kupowane na zasadzie przetargu. Przetarg to w istocie konkurs, w wyniku którego firma Zamawiająca wybiera Dostawcę lub Wykonawcę gotowego zaproponować najkorzystniejsze warunki współpracy: niską cenę, oryginalne rozwiązania lub niezrównany profesjonalizm.

Więc zdecydowałeś się ubiegać o przetarg. Oznacza to, że będziesz musiał starannie skomponować ofertę, pokazać Klientowi, że naprawdę dobrze znasz swój segment rynku i masz wystarczające doświadczenie zawodowe.

Przetarg a Aukcja: jaka jest różnica?

Tu możesz mieć całkowicie logiczne pytanie: czym ten schemat wyboru wykonawców i dostawców różni się od innych?

Po pierwsze, wszyscy uczestnicy aukcji mogą zapoznać się z ofertami swoich konkurentów, dowiedzieć się za jaką cenę są gotowi do pracy. Oznacza to, że zawsze istnieje możliwość dostosowania własnej oferty w taki sposób, aby wyróżniała się na tle innych firm. Oto przetargto przede wszystkim brak takiej otwartości. Wszyscy uczestnicy składają propozycje, że tak powiem, „w zamkniętej kopercie”.

W rzeczywistości treść dokumentów jest całkowicie ukryta przed konkurencją i jest dostępna tylko dla specjalnej prowizji.

Co to jest dokument przetargowy?

Firma klienta i uczestnicy przygotowują pakiet dokumentów zawierających warunki trwającego konkursu i przyszłej umowy.

Dokumentacja musi zawierać dwie części:

• Techniczne. Zawiera opis głównych warunków zamówienia, ogólne dane dotyczące przedmiotu aukcji, karty informacyjne wskazujące tryb przygotowania i składania ofert.
• Komercyjne. Zawiera ceny i schemat ich ustalania, harmonogramy i warunki płatności, źródła finansowania, gwarancje bankowe, a także wymagania dla niektórych rodzajów ubezpieczeń.

Ważne jest, aby wziąć pod uwagę, że w każdym przypadku komisja przetargowa ustala treść indywidualnie. Umiejętne przygotowanie dokumentów ma ogromne znaczenie. Najlepiej, jeśli nad całym procesem czuwa doświadczony specjalista ds. przetargów. Jest to ważne, ponieważ Twój przyszły sukces zależy od co najmniej 50% tego, jak kompetentnie zostaną sporządzone i przygotowane wszystkie niezbędne dokumenty. W końcu, nie mając doświadczenia w pracy z Twoją organizacją, Klient będzie mógł polegać wyłącznie na dostarczonych przez Ciebie dokumentach.

Sekrety sukcesu dla tych, którzy wezmą udział w przetargu

Powstaje opinia, że przy wyborze odpowiedniej oferty firma Klienta skupia się wyłącznie na cenie. Oczywiście tak się dzieje, ale znacznie rzadziej, niż mogłoby się wydawać. Przygotowując ofertę przetargową eksperci zalecają przestrzeganie kilku zasad. Te prawdy są tak stare jak świat, ale z biegiem czasu nie straciły na aktualności.

1. Nie aplikuj na wszystkie konkursy z rzędu

Zanim ruszysz do boju i złożysz ofertę, dziesięć razy zważ za i przeciw, zrozum, czy naprawdę warto wziąć udział w tym konkretnym przetargu. Nie zawsze chęć osiągnięcia zysku powinna być czynnikiem decydującym - czasami o wiele ważniejsze jest skupienie się na rozwijaniu własnego biznesu, pilnych sprawach lub szukaniu innych, bardziej dochodowych projektów, nad którymi będziesz pracować z wielką przyjemnością i które przyniosą znacznie większy zysk.

2. Niech Twoja oferta wniesie wartość dodaną

Jedną z głównych zasad, o których musi pamiętać firma chcąca wygrać przetarg, jest to, że nie wystarczy osiągnąć pełną zgodność oferty z warunkami określonymi przez Klienta. Jednak nawet niższa cena nie jest gwarancją zawarcia z Tobą umowy. Spróbuj dowiedzieć się więcej o firmie klienta, zrozum, z jakimi problemami boryka się kierownictwo, a następnie uzupełnij swoją propozycję, aby komisja nie mogła jej zignorować.

3. Zwróć uwagę na małe rzeczy

Po raz kolejnyWróćmy do tematu, który już poruszyliśmy powyżej. Nawet jeśli uda Ci się wywrzeć korzystne wrażenie na Kliencie i zaoferować korzystną cenę, ale nie przywiązujesz wystarczającej wagi do prawidłowego wykonania dokumentów, ryzykujesz utratę wielu możliwości. Ale nie powinieneś też dać się ponieść emocjom, ponieważ dzieje się na odwrót: pogrążony w biurokratycznym zamieszaniu możesz zapomnieć o istocie i celu propozycji.

4. Pamiętaj, że organizacje nie podejmują decyzji, ludzie to

To od nich zależy, kto wygra przetarg. Jak to działa? Czasami, aby uzyskać możliwość pracy nad pożądanym projektem, wystarczy nawiązać kontakt z tymi, którzy podejmą decyzję zmieniającą życie dla Twojej firmy.

5. Zachowaj markę prawdziwego profesjonalisty

Ale nawet jeśli Twoja propozycja zostanie w 100% opracowana, nie ma pewności, że wygrasz przetarg. Przyczyn może być wiele, a jednym z nich jest nieumiejętność udzielenia przez Twojego negocjatora jednoznacznych odpowiedzi na pytania Klienta podczas negocjacji. Dlatego stopień zaangażowania w proces pracy i kompetencje wszystkich bez wyjątku uczestników są jednym z decydujących czynników sukcesu.

Jak przygotować przetarg? Informacje dla klienta

Ze swojej strony firma Klienta, która zdecydowała się na zorganizowanie takiego konkursu, musi również starannie się do niego przygotować i dostarczyć wszystkie niezbędne dokumenty:

• Zaproszenie do udziału dla innych firm.
• Formularz kwalifikacyjny (w którym uczestnicy będąpodać oficjalne informacje o sobie).
• Brief (ankieta zawierająca podstawowe dane dotyczące przedmiotu przetargu).
• Dodatkowe informacje o projekcie.
• Główne kryteria oceny uczestników, którymi będziesz się kierować przy dokonywaniu ostatecznego wyboru.

Niezwykle ważne jest, aby wszystkie informacje zawarte w dokumentach były prawdziwe, rzetelne i dobrze ustrukturyzowane. W dzisiejszych czasach bez problemu można stworzyć przetarg elektroniczny - jest to w zasadzie ten sam przetarg, ale wszystkie informacje od firmy Klienta i potencjalnych wykonawców przychodzą przez sieć, w Internecie.

Sam konkurs składa się z trzech etapów: poszukiwania potencjalnych uczestników, szczegółowej analizy ich propozycji, omówienia projektu i tak naprawdę zawarcia umowy ze zwycięzcą.