Cykl zarządzania w zarządzaniu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Proces zarządzania to organizacja wszystkich rodzajów działalności biznesowej przedsiębiorstwa. W oparciu o tę definicję zarządzania nie można oddzielić od jego przedmiotu, a charakter funkcji cyklu zarządzania zależy od specyfiki procesu produkcyjnego lub handlowego.

Ogólne i specjalne funkcje sterujące

W procesie organizacji działalności biznesowej firmy wdrażane są dwa rodzaje funkcji: te związane z ogólnymi (które mogą dotyczyć wszystkich systemów) lub specyficzne tylko dla tego systemu.

Funkcje wspólne dotyczą tych obszarów, które są zorganizowane w podobny sposób w różnych przedsiębiorstwach, na przykład kontrola dostarczania poczty, sprzątanie pomieszczeń biurowych, naprawa sprzętu biurowego. Określone funkcje są nieodłącznie związane z procesem zarządzania w konkretnym przedsiębiorstwie (poszukiwanie specjalistów do programowania robotów pakujących lub naprawy przenośnika taśmowego).

Cykl zarządzania organizacją

Ogólnie zarząd firmy przewiduje realizację następujących zadań:

• Rozwój długoterminowych i bieżących planów.
• Organizacja i regulacja działalności produkcyjnej (handlowej, konsultingowej lub innej).
• Motywacja i koordynacja personelu.
• Monitorowanie i rejestrowanie wyników procesu produkcyjnego.

Te grupy funkcji składają się na etapy cyklu zarządzania, który wyraża się w planowaniu, organizacji, motywowaniu i kontroli.

Nazywa się to cyklem zarządzania, ponieważ ta sekwencja działań związanych z zarządzaniem charakteryzuje się ciągłością. Ma początek, potem musi się powtarzać przez określony czas (tydzień, dekada, miesiąc, kwartał, rok).

Wartość planowania w kontekście działalności przedsiębiorstwa

Ta funkcja jest słusznie nazywana najważniejszą w całym procesie zarządzania. Jego wdrożenie zapewnia proporcjonalne wielkości produkcji, sprawne działanie różnych działów, a także racjonalne wykorzystanie dostępnych zasobów materiałowych, robocizny i finansowych. Do zorganizowania prawidłowego przebiegu produkcji, czyli dynamicznej równowagi wewnętrznych procesów produkcyjnych, niezbędne jest aktualne i kompetentne planowanie.

W rzeczywistości planowanie można nazwać wyznaczaniem celów i określaniem sposobów ich osiągnięcia.

Rodzaje planowania: strategiczne

Opracowanie planów, jako pierwszy z etapów cyklu zarządzania, poprzedza wszystkie pozostałe. Każdy poziom organizacji ma określony rodzaj planowania.

Na najwyższympoziom opracowania planów strategicznych. W dziedzinie produkcji strategia to optymalny zestaw zasad i technik, które przyczyniają się do realizacji misji, a także osiągania ogólnych i prywatnych celów firmy. Głównym zadaniem planowania strategicznego jest określenie głównego kierunku, czyli stylu zachowania firmy w ruchliwej niszy rynkowej.

Znajdowanie sposobów na ominięcie kryzysów lub zdobycie nowych pozycji na rynku obejmuje również takie zarządzanie. Cykl zarządzania, którego etapem jest planowanie strategiczne, jest zwykle dość długi. Zazwyczaj opracowywanie planów globalnych następuje co rok, trzy lub pięć lat.

Co to jest planowanie taktyczne i operacyjne

Na średnim i niższym szczeblu zarządzania opracowywane są odpowiednio plany taktyczne i operacyjne.

Planowanie taktyczne to określenie celów pośrednich, które mają zapewnić realizację celów strategicznych. Ten rodzaj działalności wpisuje się w cykl menedżerski menedżerów średniego szczebla.

Wynikiem planowania operacyjnego są te cele, które są opracowywane przez menedżerów bezpośrednio w miejscach realizacji. Do ich obowiązków należy wyznaczanie codziennych celów (taktyka krótkoterminowa).

Opisane rodzaje planowania reprezentują system ogólny - plan ogólny lub ogólny (biznes plan działania przedsiębiorstwa). Planowanie to jedyny sposób na zmniejszenie ryzyka rynkowego i niepewności.

Zasady planowania

Na podstawie faktu, żeaby cały cykl zarządzania opierał się na planowaniu, należy go realizować ze stanowisk:

• Złożoności. Oznacza to, że w procesie należy wziąć pod uwagę wszystkie istotne zdarzenia i sytuacje.
• Dokładność. Budowanie odpowiednich i realistycznych planów staje się możliwe przy wykorzystaniu wszelkich dostępnych środków, taktyk, procedur i metod prognozowania, które zapewnia nowoczesna technologia.
• Ciągłość (związek między planowaniem długoterminowym a bieżącym).
• Elastyczność (czasami trzeba zrezygnować z balastu, aby osiągnąć priorytetowe cele).
• Gospodarka. Utrzymanie kosztów planowania proporcjonalnie do uzyskanych korzyści pozwala uniknąć nieracjonalnie wysokich kosztów.

Za podstawowy warunek ciągłości procesu produkcyjnego, sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa i stabilności jego kontaktów gospodarczych uważana jest zasada uczciwości, która łączy proces opracowywania długofalowych i bieżących planów.

Etap organizacji

Organizacja to kolejny etap po planowaniu, który kontynuuje cykl zarządzania. Na tym etapie zadaniem menedżera jest stworzenie optymalnych warunków, aby działania wszystkich członków zespołu były efektywne. Musi koordynować wysiłki pracowników i kierować ich do osiągnięcia ich celów.

Wdrożenie tej funkcji staje się możliwe dzięki utworzeniu struktury organizacyjnej w przedsiębiorstwie. Dla udanego wdrożeniaz planowanych działań menedżerowie wyznaczają osoby odpowiedzialne i przydzielają wykonawców do określonych zadań. Ponadto do ich obowiązków należy zadbanie o to, aby w całym procesie technologicznym nie brakowało zasobów (zaopatrzenie w sprzęt, finanse, siła robocza).

Kilka słów o motywacji

Integralnym elementem każdego odnoszącego sukcesy przedsiębiorstwa jest zainteresowanie pracowników wykonywaniem ich funkcji pracowniczych. Zachęcanie pracowników do aktywności, angażowanie ich we wspólne osiąganie celów korporacyjnych, a także znajdowanie sposobów na poprawę swoich wyników nazywamy motywacją.

Najczęstszymi metodami pomagającymi wzmocnić „morale” pracowników organizacji są nagrody:

• Materiał.
• Moralność.

Środki zachęt materialnych obejmują premie, premie i korzyści, dodatkowe płatności i prezenty.

Nagrody emocjonalne to pochwały, publiczne wyrażanie wdzięczności, umieszczenie zdjęcia na liście honorowej i inne.

Kontrola to ostatni etap cyklu zarządzania

Po podjęciu działań zmierzających do osiągnięcia celów, ich wynik musi zostać zmierzony, oceniony i porównany z zaplanowanymi wskaźnikami.

Istotą kontroli, która kończy cykl zarządzania, jest analiza danych i korygowanie dalszych instrukcji.

W praktyce zarządzania istnieją trzy rodzaje kontroli:

• Wstępne.
• Bieżący.
• Końcowy.

Zmiana wcześniejszych decyzji i wprowadzanie poprawek w algorytmach, instrukcjach i regułach staje się początkiem nowego cyklu zarządzania. W końcu konieczne jest ponowne zaplanowanie działań z uwzględnieniem nowych parametrów, rozdzielenie zadań i monitorowanie ich realizacji. Wynik nowego cyklu również podlega obowiązkowym badaniom i analizom.

Czas cyklu zarządzania

Główne cykle zarządzania charakteryzują się przepływem w przestrzeni i czasie. Ich czas trwania może wynosić od kilku minut do miesięcy, miejscem aplikacji są grupy, zespoły wykonawców i sama firma.

Dlatego możemy mówić o dwóch rodzajach pomiaru cyklu zarządzania:

• Czas.
• Kosmiczne ramki.

Dobry menedżer jest zainteresowany minimalizacją czasu spędzanego na każdym cyklu tak bardzo, jak to możliwe. Przy bliższym przyjrzeniu się widać, że na czas trwania procesu zarządzania wpływa szybkość wykonywania głównych czynności: zbieranie, przekazywanie i przetwarzanie danych informacyjnych, cykl decyzji zarządczych (opracowanie i przyjęcie), a także organizacja realizacji.

Oszczędność czasu jest możliwa dzięki uproszczeniu procedur organizacyjnych i dokumentacyjnych, wykorzystaniu środków technicznych w procesie wykonywania szeregu procedur, a także skróceniu czasu przeznaczonego na poszczególne operacje.