Strategia efektywności operacyjnej: koncepcja, kompleksowe podejście, fazy rozwoju i wyniki

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Pamiętaj słynne „Szybkie, wysokiej jakości, niedrogie: wybierz dwa”. Spełnienie trzech wzajemnie wykluczających się życzeń jednocześnie uznano w zasadzie za niemożliwe. Teraz musimy pozbyć się tego stereotypu.

Strategia efektywności operacyjnej ma na celu właśnie poprawę jakości produktu bez straty czasu i przy minimalnych kosztach produkcji. To odejście od pośpiechu i siły wyższej do nowego stanu firm, których nazwa nie jest jeszcze dobrze ugruntowana. Jest to czasami określane jako „zwinność” w biznesie, odnosząc się do szybkości, zwinności i zwinności.

Sprawność operacyjna przedsiębiorstwa to poprawa jakości produktów przy jednoczesnej redukcji kosztów. Nie jest to łatwe zadanie, a osiągnięcie tak ambitnych celów będzie wymagało strategii i dużych zmian w firmie.

Ale gra jest warta świeczki, ponieważ główną zaletą najlepszych nowoczesnych firm jest umiejętność szybkiego i adekwatnego reagowania na zmiany zewnętrzne,to jest optymalny koszt. Technologia pozwalająca na osiągnięcie wysokiego poziomu wydajności operacyjnej musi być dobrze zrozumiana.

Coś poszło nie tak. Wszystko poszło nie tak

Firma działa od kilku lat z dobrym zyskiem i stabilnym udziałem w rynku. W systemie zarządzania nic się nie zmienia, bo „najlepsze jest wrogiem dobrego” i dlaczego, skoro wskaźniki korporacyjne idą w parze z wykresami inflacji i statystykami rynków regionalnych. Wszystko w porządku.

Dobrze, ale nie tak dobrze. Ponieważ w tej sytuacji na pewno pojawią się niepokojące objawy:

• dodatkowe procedury i działania regulacyjne, które są przestarzałe, ale nikt ich nie wyeliminował;
• powielanie pracy przez różne działy;
• brak rzetelnych bieżących informacji o stanie zasobów, w tym finansowych;
• brak planów optymalizacji kosztów i kosztów;
• stary sprzęt, przestarzała technologia;
• spadek aktywności twórczej pracowników: po prostu nie mają czasu.

Takie objawy nie mogą prowadzić do niczego dobrego. Nie.

Oto wynik:

• państwo jest napompowane, płace rosną katastrofalnie - artykuł o płacach;
• nikt nie kontroluje kosztów;
• pojawiają się zbędne dokumenty - dokumenty niepotrzebnej sprawozdawczości, nierentowne pozycje w raportach itp.;
• w magazynach - przepełnianie zapasów, aw sprawozdaniach finansowych - zamrażanie pieniędzy na zapasach;
• nastrój pracowników przypomina ogólny zespół depresyjny firmy,jakakolwiek motywacja przestała działać, pozostaje tylko metoda „pod kijem”.

Diagnoza, jak widać, nie jest ważna. Najlepszym nowoczesnym sposobem leczenia jest zwiększenie efektywności operacyjnej. Przejdźmy do tego, jak go stosować, dawkowanie i przeciwwskazania.

Koncepcja, niuanse i różnice

Jaka jest zasadnicza różnica między standardowymi metodami poprawy efektywności firmy a inicjatywą projektową „Efektywność operacyjna”?

W bloku operacyjnym działalności firmy nigdy nie ma drobiazgów. Pozornie nieistotna usterka na początku lub w bocznej gałęzi łańcucha procesowego może prowadzić do poważnych negatywnych konsekwencji. Wyeliminowanie takich sytuacji jest zwykle bardzo kosztowne ze wszystkich punktów widzenia: psychologicznego, finansowego, komunikacyjnego itp.

Np. zaczynasz działać w tradycyjny sposób i zaczynasz rozwiązywać problem przepełnienia magazynów - aby zmniejszyć poziom zapasów gotowych produktów. Szukasz rozwiązania w firmie. A w takiej sytuacji istnieje ryzyko uzyskania negatywnego efektu ubocznego w postaci konfliktu z producentami, którym złożyli Państwo niemożliwe żądania zwiększenia szybkości wydawania produktu.

Niestety efekt próby wygrania w jednym obszarze przy poniesieniu strat w innym jest wszechobecny: strategia poprawy poszczególnych wskaźników często prowadzi do wprowadzenia innego programu informatycznego, komplikowania procesów biznesowych lub po prostu zwiększania kosztów.

Strategia sali operacyjnejefektywność implikuje zrównoważone podejście do znajdowania możliwości dla wewnętrznych rezerw i ich wdrażania. To integracja wszystkich działań w firmie.

Wydajność operacyjna biznesu nie jest w żadnym wypadku strategią, bardzo ważne jest, aby to zrozumieć. Strategia jest opracowywana z określeniem wskaźników docelowych, sposobów ich osiągnięcia, głównych wektorów rozwoju. Efektywność operacyjna jest zasadniczo narzędziem taktycznym, to codzienny stan firmy ze stabilną wydajnością na wszystkich stanowiskach.

Wszystko, od razu i szybko

Najlepszy stosunek kosztów do efektów końcowych prac jest głównym warunkiem realizacji koncepcji. Firmy działające w tym formacie wykonują te same czynności szybciej, lepiej i z minimalną liczbą usterek. To właśnie ta kombinacja właściwości stanowi potężną przewagę konkurencyjną na rynku. Ponieważ szybkie osiągnięcie wskaźników wysokiej wydajności nie będzie możliwe. To jest takie drogie. Do realizacji koncepcji potrzebna jest cierpliwość, determinacja, wysokie umiejętności komunikacyjne, sam program efektywności operacyjnej i wiele więcej. Tych wskaźników nie można "ukraść" - nie zadziała w żaden sposób wykorzystanie cudzych. Dlatego efektywność operacyjna ma jeszcze dwie cenne właściwości - trwałość i długowieczność.

Dwa w jednym: zintegrowane podejście do wdrażania strategii

Nie ma jasnej klasyfikacji głównych podejść do zarządzania organizacją w gospodarce. Nie ma wątpliwości, że powinno być systemowe. Ale wybórdostępnych metod zarządzania może powodować pewne trudności. Jakie jest najlepsze podejście do zwiększenia działalności operacyjnej: strukturalnej, funkcjonalnej, sytuacyjnej, procesowej lub projektowej?

Wydaje się, że rozwiązanie hybrydowe byłoby odpowiednie i logiczne: połączyć te dwa podejścia. Mówimy o integracji podejścia projektowego i procesowego. Aby je zharmonizować, konieczne będzie opracowanie struktury działań operacyjnych, tworzenie i wdrażanie procesów z wykorzystaniem ujednoliconej realizacji projektów efektywności operacyjnej. Wszystkie te działania nie są nowe i zbędne, w każdym razie są potrzebne. Dlatego wybór podejścia do procesu i projektu wydaje się całkiem akceptowalny.

Fazy rozwoju i wdrażania

Optymalizacja procesów biznesowych organizacji. Jeśli podejście procesowe nie zostanie w firmie wdrożone lub formalnie wdrożone, ta sytuacja będzie musiała ulec zmianie. Konieczne będzie obliczenie i zbudowanie optymalnych łańcuchów działań, które doprowadzą do poprawy wyników przy minimalnych kosztach w postaci zasobów materialnych i ludzkich. Pracownicy odpowiedzialni za „filozofię” procesu w firmie powinni być konkretnie przypisani z jasnym opisem odpowiedzialności funkcjonalnej. Bezpośrednie podporządkowanie powinno być bardzo wysokie - najlepiej ze wszystkich szefa lub pierwszego zastępcy szefa

• Najważniejszym i bardzo obiecującym elementem jest racjonalne wykorzystanie zasobów ludzkich. Ta zasada nie ogranicza się w żaden sposób do zrozumiałegostruktura organizacyjna z dobrze zdefiniowanymi obowiązkami funkcjonalnymi każdego pracownika. Mówimy o nowych technologiach rekrutacji, zarządzaniu talentami, nowych formatach szkoleń i rozwoju pracowników. Innymi słowy, optymalizacja zasobów ludzkich implikuje przede wszystkim wysoką jakość tych zasobów. Są to kompetentni i wykształceni pracownicy.
• Zasada „Zasobów” - ostrożne podejście do zasobów. W dzisiejszych czasach często używa się wyrażenia „odchudzonej produkcji”, które nie wygląda zbyt profesjonalnie. Faktem jest, że japoński system „odchudzonej produkcji” zawiera dość specyficzne i rygorystyczne wymagania, o których wielu nie zdaje sobie sprawy. Tak czy inaczej, wydajność systemu operacyjnego obejmuje problem „zasobów”. Ważną kwestią, o której należy pamiętać, jest to, że „ostrożne podejście” nie oznacza oszczędzania pieniędzy, ale optymalne wykorzystanie wszelkiego rodzaju zasobów.
• Monitorowanie zmian dowolnej natury - wewnętrznych i zewnętrznych. Nie jest to takie proste, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Informacje o konkurencji, nowych technologiach, zmianach w przepisach, kłótniach kierowników działów, wypadkach w odległych magazynach – wszystko musi być przetwarzane i przekazywane ustalonymi kanałami. Komponent informacyjny powinien być dobrze napisany w dedykowanym procesie biznesowym.
• System kontroli i księgowości. Właściwy obieg sprawozdawczości zgodnie z zasadami klasycznej biurokracji. Pojęcie biurokracji jest niezasłużenie zdyskredytowane, oznacza prawidłowy przepływ pracy: „minimum niezbędne dla właściwych ludzi”. podejście procesowe, a takżeinne zmiany powinny być udokumentowane z jednego powodu: aby śledzić wyniki i zmiany wskaźników KPI dla operacji.

Zadania dla rosyjskich firm

W kontekście restrykcyjnych regulacji rynkowych, bardziej wyrafinowanych konsumentów, spowolnienia wzrostu PKB i wielu innych wydarzeń, które nie ułatwiają firmom rozwoju, należy jasno określić zakres. Można je nawet nazwać walką, a ich pilną realizacją – działaniami na pierwszej linii. Możesz obejść się bez żartów, ale konkrety powinny być niepodważalne:

• Zapewnienie przejrzystości partnerom, optymalizacja kosztów, zwiększenie zasięgu, zaktualizowana strategia kanałów dystrybucji.
• Budowanie strategicznych sojuszy z kluczowymi partnerami nowego typu: z integracją i zmieniającymi się warunkami kontraktowymi.
• Bezwarunkowa usługa wysokiej klasy: jedyny sposób na zatrzymanie klientów i uzyskanie przewagi konkurencyjnej.
• Opracowywanie i wdrażanie nowych standardów sprzedaży bezpośredniej i pośredniej.

Rosyjskie firmy mają wszelkie możliwości usprawnienia funkcji biznesowych i poprawy wydajności operacyjnej. Strategia powinna obejmować co najmniej cztery obszary:

1. poprawa wydajności pracy;
2. skuteczność zarządzania personelem;
3. racjonalne zarządzanie kapitałem;
4. produktywne relacje z klientami.

Zarządzanie efektywnością operacyjną

Oczywiście jest to sprawa pierwszego lidera. Wśród narzędzi kontrolnychrealizacji postawionych zadań, dołączona jest również zrównoważona karta wyników, która doskonale sprawdza się przy analizie i obliczeniach efektywności operacyjnej.

Są trzy obszary, na których należy się skupić:

1. Tworzenie i utrzymywanie oszczędnego i stabilnego systemu operacyjnego.
2. Utworzenie nowej struktury organizacyjnej.
3. Włącz kulturę korporacyjną i zaangażowanie pracowników we wszystkie działania doskonalące.

Planując jakiekolwiek skuteczne działanie, należy zadać sobie cztery pytania:

• Jak zoptymalizować warunki i niezbędne zasoby do tego działania?
• Który personel powinien być zaangażowany? W jaki sposób będziemy się kontaktować?
• Jaka jest ich motywacja i co należy zrobić, aby ją zwiększyć?
• Czy ludzie są wystarczająco kompetentni, czy też trzeba ich przeszkolić?

Wszystkie rodzaje operacji i działań idealnie pasują do bloków procesów biznesowych. Jeśli jeszcze nie istnieją, będą musiały zostać opisane, aby następnie zostać zoptymalizowane zgodnie ze wszystkimi zasadami współczesnej nauki o zarządzaniu przedsiębiorstwem. Podejście procesowe zasadniczo różni się od funkcjonalnego, a przede wszystkim zdolnością do szybkiej zmiany i skupienia się na efekcie końcowym.

Jeżeli przy tradycyjnym podejściu funkcjonalnym firma jest zbiorem działów, to przy podejściu procesowym jest to zbiór operacji w postaci procesów. Główną jednostką roboczą całej strategii doskonalenia będzie operacja – główna cegła sukcesu.

Ludzie

Teraz nazywają to modnymHR termin „zaangażowanie pracowników”, który jest właściwie najważniejszym składnikiem sukcesu. Ważne jest, aby nie zastępować tego zaangażowania licznymi wewnętrznymi ankietami pracowniczymi, co niestety często się zdarza. Ankieta to świetne narzędzie, którego na pewno będziesz potrzebować w trakcie wszystkich prac. Ale zanim przeprowadzisz ankietę, musisz ciężko pracować, aby absolutnie każdy pracownik rozumiał, dokąd i dlaczego przenosi się cała firma jako całość, a w szczególności jej dział. A najważniejsze będzie zrozumienie własnej roli w tym ruchu. Taka motywacja jeszcze nikogo nie zawiodła, jest wiele warta.

Oprócz głębokiego zrozumienia przez pracowników wszystkich zmian w firmie, konieczne jest poważne wdrożenie systemu kluczowych wskaźników KPI. W końcu, jeśli na to spojrzeć, to klasyczne kluczowe wskaźniki są również wskaźnikami efektywności operacyjnej.

Wyniki: dzisiaj potrzebny jest sukces

Najprawdopodobniej dzisiejsze firmy muszą ponownie przemyśleć swoje poglądy na poprawę technologii: nie mogą uniknąć działań projektowych w celu poprawy procesów i operacji. Kilka lat temu przewagi konkurencyjne kształtowały się poprzez koncentrację usprawnień w jednym kierunku – na przykład obniżeniu kosztów produkcji lub rewizji programu lojalnościowego dla klientów. Efekty wprowadzanych zmian najczęściej nie pojawiały się od razu, ale w ciągu kilku miesięcy, a nawet lat.

Dzisiajtakie stawki są niedopuszczalne. Sytuacja zmienia się w kosmicznym tempie na wszystkich frontach, teraz działa instalacja „sukces dzisiaj”. Ale nie chodzi tylko o szybkość. Po osiągnięciu wzrostu wskaźników jakości produkcji na tle optymalizacji kosztów zatrzymanie się na tym jest jak śmierć. Już w drugim lub trzecim cyklu procesu musisz zacząć osiągać wyższe zyski. Nie czekaj na objawy negatywne, aby rozpocząć nowy projekt, aby je wyeliminować - takie podejście już nie działa.

Dzisiaj nie ma i nie może być żadnych tajemnic korporacyjnych ani tajemnic związanych z określonymi korzyściami. Pomyślne realizacje i chwilowe korzyści z jednego kierunku w działalności firmy to ilości o bardzo wątpliwej wartości.

Utrzymanie przewagi konkurencyjnej będzie możliwe nie dzięki konkretnym produktom lub obszarom działalności, ale dzięki zdolności firmy do szybkiej i skutecznej adaptacji. Możliwość natychmiastowej zmiany we wszystkich obszarach - zasoby ludzkie, zarządzanie zapasami, przepływ pracy, linia produktów, kluczowi klienci, zarządzanie ryzykiem i nie tylko - to właśnie powinno wyglądać zarządzanie wydajnością operacyjną jako stała firma.

Zamiast konkluzji: zdrowy styl życia

Wydajność operacyjna przedsiębiorstwa to stały i ciągły proces, który nigdy nie powinien się kończyć. Taka forma pracy powinna stać się dla firmy „zdrowym stylem życia” – sposobem na egzystencję. Mówiąc metaforycznie, nie ma potrzeby stosowania ścisłej diety, aby do lata pilnie schudnąć. Lub zestrzelićwysokie ciśnienie krwi po twardych tabletkach.

Mówienie pracownikom w poniedziałek rano: „Od teraz będziemy bardziej wydajni” nie jest opcją, doświadczeni liderzy dobrze to rozumieją. Zaangażuj wszystkich, wyjaśnij jak najwięcej i zapewnij niezbędne narzędzia – to zadanie pierwszych liderów, aby ludzie za nim podążali.

Żadnych pożarów ani siły wyższej. Aby być w dobrej formie przez cały czas, śledź wszelkie zmiany, znajduj piękne i inteligentne rozwiązania, działaj proaktywnie… Tak po prostu. Nie ma innego wyjścia.