Jak prawidłowo prowadzić księgę kasową. Książka kasowa: wypełnienie próbki

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Zgodnie z prawem krajowym wszystkie organizacje są zobowiązane do utrzymywania wolnych środków finansowych w banku. Jednocześnie większość rozliczeń podmiotów prawnych powinna być dokonywana między sobą w formie bezgotówkowej. Do przepływu gotówki potrzebna jest kasa, pracownik, który będzie z nią pracował oraz księga, w której będą zapisywane transakcje. Następnie rozważymy bardziej szczegółowo funkcje wypełniania dokumentacji.

Księga kasowa: dlaczego jest potrzebna i jak ją przechowywać?

Jak pokazuje praktyka, w większości organizacji obrót środkami odbywa się w formie bezgotówkowej. Nie oznacza to jednak wcale, że gotówka nie jest wykorzystywana w toku działalności tych spółek. Jeśli istnieje co najmniej niewielki procent transakcji dokonywanych przy użyciu banknotów, to przedsiębiorstwo musi posiadać księgę kasową. Jak prowadzić ten dziennik? Kto powinien wprowadzać do niego informacje? Te pytania niepokoją wielu przedsiębiorców. Należy zauważyć, że zgodnie zOd 2014 r. firmy, które prowadzą księgę przychodów i rozchodów, nie mogą wystawiać warrantów na transakcje gotówkowe. W związku z tym księga kasowa, której przykładowe wypełnienie zostanie opisane poniżej, może nie być przez nich prowadzona. Jednak niektórzy przedsiębiorcy nadal z niego korzystają. Jednak wiele organizacji niepoprawnie je kompiluje. Aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym, sankcji i innych kar, należy dokładnie rozważyć wykonywane operacje i wiedzieć, jak prawidłowo prowadzić księgę kasową.

Ramy regulacyjne

Przed wejściem w życie nowych zaleceń dotyczących rozliczania transakcji gotówkowych w przepisach nie było bezpośrednich wskazań, że wszyscy przedsiębiorcy powinni posiadać księgę gotówkową. Nie ustawiono również wzoru wypełnienia. W praktyce sądów polubownych zdarzały się przypadki, gdy orzeczenie zapadało na korzyść przedsiębiorców, którzy nie uwzględniali w dzienniku transakcji gotówkowych. Od 2012 roku przyjęto procedurę wypełniania księgi kasowej. Instrukcja nakazuje obowiązkową obecność dziennika transakcji dla wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od tego, z jakiego systemu podatkowego korzystają, dokonując transakcji gotówkowych. Za nieprawidłowe przygotowanie dokumentacji i inne naruszenia dyscypliny rachunkowej, które ujawnią się podczas audytu, na organizację może zostać nałożona kara pieniężna.

Funkcja dokumentu

Zanim powiesz, jak prawidłowo prowadzić księgę kasową,powinien wyjaśnić, co to jest. Z powyższych informacji jasno wynika, że jest to specjalny dziennik do rejestrowania wszystkich transakcji gotówkowych. Ponadto księga kasowa znajduje się na liście dokumentacji księgowej. Uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego zatwierdzono formę dziennika rachunkowego. Nazywa się KO-4. Prawidłową procedurę wypełniania księgi kasowej określa odpowiedni Regulamin. Instrukcje zostały zatwierdzone przez Bank Centralny w 2011 roku. Umiejętność prawidłowego prowadzenia księgi kasowej jest bardzo ważna, ponieważ inspektoraty kontrolujące sprawdzają ją dość często. Na każdy rok sporządzany jest nowy dokument.

Przykład wypełniania i prowadzenia księgi kasowej: podstawowe przepisy

Dokument ma 50 lub 100 stron. Jeśli chodzi o pytanie, kiedy konieczne jest prowadzenie księgi kasowej, zgodnie z prawem ustalono, że dziennik jest opracowywany od początku roku i w porządku rosnącym. Strona tytułowa wskazuje okres ważności dokumentu. Jeżeli czasopismo skończyło się przed końcem roku, kompilowany jest nowy. Nagrania nie są przerywane i są kontynuowane w porządku chronologicznym. Strona tytułowa nowego czasopisma wskazuje datę rozpoczęcia i zakończenia jego kompilacji. W takim przypadku kolejność dokumentów będzie łatwa do ustalenia. Z reguły przedsiębiorstwo nabywa gotową książeczkę kasową wydrukowaną w drukarni, z liniami kolumn i wykresami. Możesz również sporządzić dokument w formie elektronicznej (jak poprawnie prowadzić księgę kasową w tym formacie, zostanie opisane poniżej). Wszystkie strony są natychmiast numerowane w całym magazynie. Łącznaarkusze umieszcza się na końcu (na ostatniej stronie). Wskazana ilość jest poświadczona podpisami kierownika i osoby odpowiedzialnej. Zszyta książka jest zapieczętowana pieczęcią woskową lub mastyksową.

Osoba odpowiedzialna

W przedsiębiorstwie jest pracownik odpowiedzialny za księgę kasową. Sposób prawidłowego prowadzenia tego dziennika jest wskazany w odpowiednich zaleceniach, które pracownik powinien znać. Ten pracownik przeprowadza transakcje gotówkowe i wprowadza informacje o nich do dokumentu. Wypełniony arkusz jest poświadczony podpisem. Oznacza to, że pracownik ponosi pełną odpowiedzialność za wykonywane operacje i wprowadzane informacje. Na koniec dnia roboczego pracownik przekazuje saldo gotówki do działu księgowości. Wraz z nim przesyłana jest cała dokumentacja - pierwotne rachunki i polecenia zapłaty. Wypełniony arkusz księgi podpisuje również księgowy akceptujący. Jeśli tego ostatniego nie ma w przedsiębiorstwie, podpis składa kierownik. Ta procedura jest wykonywana codziennie. W celu realizacji transakcji gotówkowych odpowiedzialny pracownik upoważniony przez kierownika musi zostać zaznajomiony z jego obowiązkami, prawami i obowiązkami przed podpisem. Jeśli mówimy o tym, jak prowadzić księgę gotówkową indywidualnego przedsiębiorcy, sam proces jest podobny do tego, który odbywa się w organizacji. Jednak indywidualny przedsiębiorca nie zawsze dysponuje personelem, a w szczególności niekoniecznie musi być osobą odpowiedzialną za wykonywanie i rozliczanie transakcji gotówkowych. Jeśli indywidualny przedsiębiorca pracuje sam, to otrzymuje i konsumujefundusze. W związku z tym sam dokonuje wpisów w dzienniku i podpisuje wypełnione strony. Dla tych, którzy nie wiedzą, jak prawidłowo prowadzić księgę kasową, poniższe wskazówki dla księgowego pomogą w poruszaniu się po wymaganiach.

Strona tytułowa

Ta strona powinna zawierać następujące informacje:

1. Dla osoby prawnej - pełna nazwa organizacji, dla indywidualnego przedsiębiorcy - pełna nazwa przedsiębiorcy, nazwa jednostki (jeśli jest to oddział).
2. Okres ważności magazynu. Może to być rok lub konkretna data, jeśli istnieje kilka dokumentów.
3. OKPO.

Wnętrze dokumentu

Mówiąc o tym, jak poprawnie sporządzić księgę kasową, należy zauważyć, że zapisy, zarówno rozchodów, jak i przychodów, są wprowadzane na jednej stronie. Na koniec dnia reszta jest zmniejszana, a suma jest sumowana. Z przeprowadzonych transakcji sporządzany jest raport. Każdy arkusz księgi składa się z dwóch części z linią łez. Pierwsza połowa to strona dziennika, która zawiera informacje o operacjach. Druga część to raport kasjera. Możesz zagiąć arkusz wzdłuż linii rozdarcia i zachować notatki kalkowe. Po wprowadzeniu informacji arkusz jest cięty. Pierwsza część strony musi być zbindowana. Do raportu dołączone są dokumenty potwierdzające prowadzenie operacji (dokumenty te nazywane są „pierwotnymi”). Na przykład może to być wyciąg z zamówienia, zlecenie odbioru gotówki, wniosek o zaliczkę, pełnomocnictwo itp.

Wprowadzanie informacji do kolumn

Na górze strony powinnodata wprowadzenia informacji. Wypełnianie arkusza rozpoczyna się od kolumny wskazującej saldo na początku zmiany. Tutaj wprowadzana jest kwota, która jest przenoszona z końca poprzedniej strony. Następnie wprowadź numer seryjny nakazu gotówkowego. Jest to wskazane w kolumnie „Numer dokumentu”. Kolejny wiersz wpisuje osoba, której ten dokument został wydany lub od którego ten dokument został otrzymany. Jeśli jest to osoba fizyczna, należy wpisać pełne imię i nazwisko, jeśli podmiotem prawnym jest nazwa organizacji. W następnej kolumnie podaj numer odpowiedniego konta lub subkonta. Wprowadź informacje wskazujące sposób otrzymania lub wydatkowania gotówki. Na przykład r / s - sch. 51, wynagrodzenie - sc. 70, klienci i kupujący - rozdz. 62. W tym miejscu należy zauważyć, że te wiersze nie są wypełniane przez indywidualnych przedsiębiorców.

Następne są kolumny „Wydatki” i „Dochody”. Podają kwoty w rublach w liczbach. Grosze są wskazane po przecinku. Na przykład kwota wydanych środków jest następująca: 129,05 pkt. Każda transakcja jest rejestrowana natychmiast po zakończeniu. Wpisy dokonywane są wyłącznie na podstawie dokumentów pierwotnych. Kolumna „Przelew” zawiera informacje o ilości operacji na poprzednich liniach. Na koniec musisz obliczyć całkowity wynik. Jest on wpisywany w kolumnie „Suma za dzień”. Wynik jest obliczany oddzielnie dla wydanych pieniędzy i otrzymanych środków. Dalej jest „Reszta”. Konieczne jest zsumowanie całej gotówki, która wpłynęła i pozostała z poprzedniego dnia. Od tej kwotywypłacone środki są wycofywane. Kwota zapisana w księdze musi odpowiadać faktycznemu stanowi gotówki w kasie. Te linie, które pozostają wolne, należy przekreślić. Jest to konieczne, aby nikt nie wypełniał pustych kolumn. Odbywa się to za pomocą litery Z. Na końcu strony wskazane są nazwiska kasjera i księgowego. Dodatkowo wskazana jest liczba zleceń przychodzących i wychodzących sporządzonych dziennie. Jeśli w ciągu dnia nie dokonano żadnych transakcji gotówkowych, strona pozostaje pusta. Jednocześnie saldo dostępne na koniec dnia jest przenoszone na następny bez korekt.

Wersja elektroniczna

Szerokie wprowadzenie technologii komputerowej nie ominęło księgi kasowej. Elektroniczna wersja sporządzania dziennika znacznie ułatwia pracę pracownikom. Do obsługi księgi służy specjalny program. Wyświetla dziennik na ekranie komputera. Kolumny wypełnia się w taki sam sposób, jak opisano powyżej. Odpowiedzialny pracownik codziennie wprowadza niezbędne informacje, a na koniec zmiany drukuje arkusz. Wersja papierowa powinna składać się z dwóch części: samego raportu i części uzupełniającej. Kasjer podpisuje stronę. Jeśli pracownik posiada podpis elektroniczny, może z niego korzystać, podobnie jak zwykły. Każda taka strona jest ponumerowana. Pod koniec roku z zadrukowanych arkuszy powstaje książka. Ostatnia strona pokazuje całkowitą liczbę wkładek. Jest poświadczony podpisami i pieczęcią przedsiębiorstwa. E-book może być kompilowany raz na kwartał, a nie raz na rok. Raporty wraz z towarzyszącą dokumentacją przesyłane są do działu finansowego.

Dochody i wydatki

Pokwitowanie gotówki jest wydawane przez polecenie odbioru gotówki. Paragon - jego odrywaną część - należy złożyć wraz z wyciągiem bankowym. Operacje dysponowania środkami są wykonywane odpowiednio przez jedno lub więcej zleceń wydatkowych. Po przekazaniu gotówki do banku pracownik otrzymuje paragon i zlecenie. Pierwszy trafia do kasjera, a drugi do wyciągu.

Poprawki w magazynie

Jeśli w księdze popełniono błąd, który nie ma znaczącego wpływu na raportowanie, można go poprawić. Surowo zabrania się wyrywania stron z magazynu. Nie wolno również używać pociągnięć, markerów, wycierania ostrzem, gumki i innych podobnych manipulacji. Jeżeli literówka nie pociąga za sobą zmian w szczątkach jakiegokolwiek okresu, to jej korektę przeprowadza się w następujący sposób: błędny wpis jest starannie przekreślany, a poprawny umieszcza się obok niego. Korekta musi być koniecznie poświadczona podpisami. Kasjer i księgowy muszą podpisać. Jeżeli na stronie znajduje się kilka poprawek, to każda z nich musi być poświadczona. W przypadku popełnienia poważnego błędu kasjer sporządza wniosek skierowany do głównego księgowego. Szef przedsiębiorstwa zbiera komisję, która będzie odpowiedzialna za poprawki. Na podstawie błędu sporządzane jest sprawozdanie księgowe. Opisuje naturę niedokładności i metodę jej poprawienia.

Sprawdzanie dyscypliny raportowania

Poprawne dryblingikasa ma prawo kontrolować organizację bankową obsługującą rachunek przedsiębiorstwa. Kierownik zostanie powiadomiony powiadomieniem o przeprowadzeniu audytu. Konieczne będzie przekazanie do wyceny bankowi luźnych arkuszy, w pełni sporządzonych, raportów kasjerskich wraz z załączoną dokumentacją i zaliczkami, jeśli pieniądze zostały wydane na podstawie raportu. Jeśli czek będzie dotyczył bieżącego roku, nie ma potrzeby zszywania dziennika (odbywa się to pod koniec roku). Po zakończeniu czynności kontrolnych księga zostanie zwrócona przedsiębiorstwu. W takim przypadku uprawniony organ wyda akt o zakończonej weryfikacji dyscypliny raportowania. Jeżeli dokument zawiera uwagi, należy je usunąć w terminie wyznaczonym przez organ nadzorczy. Również poprawność wypełnienia księgi kasowej może sprawdzić urząd skarbowy. Za naruszenia stwierdzone podczas czynności kontrolnych mogą zostać nałożone sankcje. Jednocześnie należy stwierdzić, że inspektor może nałożyć na przedsiębiorstwo karę, jeśli błędy zostaną wykryte w ciągu dwóch miesięcy od ich dopuszczenia.