Elektroniczne zarządzanie dokumentami: zalety i wady, istota systemu, sposoby wdrożenia

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Coraz więcej firm przechodzi na elektroniczne zarządzanie dokumentami, co wiąże się z wykorzystaniem różnych programów do tworzenia i przechowywania dokumentów. Jednocześnie organizacja nie posiada archiwum zawierającego papierowe kopie dokumentów. Zalet elektronicznego zarządzania dokumentami jest wiele, dzięki czemu przedsiębiorcy chętnie odmawiają korzystania z dokumentów papierowych. Ale aby się do niego przełączyć, trzeba zainstalować specjalistyczne oprogramowanie na działających komputerach, a także wyznaczyć odpowiedzialnego pracownika, który zajmie się tym przepływem pracy.

Koncepcja elektronicznego zarządzania dokumentami

Jest to reprezentowane przez nowoczesną metodę pracy z różnorodną dokumentacją. W trakcie działalności każdej organizacji powstaje wiele różnych dokumentów, które muszą być stale drukowane i przechowywane w oddzielnym pomieszczeniu przez długi czas.

Jeśli przedsiębiorca lub firma ma prawidłowo wykonanepodpis elektroniczny, którego dokumenty są poświadczone w formie elektronicznej, wówczas nie jest wymagane drukowanie tej dokumentacji na papierze.

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentami

Przejście na dokumentację elektroniczną certyfikowaną przez EDS ma wiele zalet. To właśnie z uwagi na występowanie wielu pozytywnych parametrów coraz więcej przedsiębiorców przechodzi na ten sposób dokumentacji. Ale najpierw powinieneś ocenić zalety i wady elektronicznego zarządzania dokumentami. Kluczowe korzyści to:

• szybko wyszukuje niezbędną dokumentację dzięki odpowiedniej strukturze i niezawodności przechowywania;
• struktura przepływu pracy jest scentralizowana;
• wszystkie dokumenty mogą być przechowywane elektronicznie na różnych nośnikach, a nawet na zdalnych serwerach, więc nawet jeśli w biurze wybuchnie pożar, nie musisz się martwić, że jakakolwiek ważna dokumentacja zostanie zniszczona;
• wszystkie dokumenty są łatwo rejestrowane i zatwierdzane;
• wszystkie dokumenty są podpisywane na podstawie ich wysłania za pośrednictwem elektronicznych kanałów komunikacji, co oszczędza znaczną ilość czasu i wysiłku pracowników każdego przedsiębiorstwa;
• jeśli to konieczne, możesz wykonać kopię żądanego dokumentu w kilka sekund;
• Audyt jest znacznie uproszczony, ponieważ przeprowadzany jest w formie elektronicznej, można również zaprosić do tych celów wynajętych specjalistów, którzy otrzymają dokumentację drogą elektroniczną.

Korzyścielektroniczne systemy zarządzania dokumentami są istotne i niezaprzeczalne, ale przed przejściem na nie należy ocenić negatywne aspekty każdego systemu.

Wady systemu

Korzyści z wdrożenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami są niezaprzeczalne, ale proces ten ma pewne wady. Należą do nich:

• koniecznie wymagane do zarejestrowania elektronicznego podpisu cyfrowego, za którego utworzenie wpłacana jest duża kwota środków;
• nie ma możliwości korzystania z dokumentów elektronicznych, jeśli partnerzy nie przeszli na zarządzanie dokumentami elektronicznymi;
• dużo pieniędzy i czasu poświęca się na instalowanie dodatkowego oprogramowania i zatrudnianie niezawodnego pracownika, który prowadzi wszystkie zapisy elektroniczne;
• nie naprawiono jeszcze ściśle ujednoliconych formatów takiego przepływu pracy;
• wielu wykonawców i kupujących jest podejrzliwych wobec korzystania z dokumentów elektronicznych podpisanych za pomocą EDS.

Dlatego każdy przedsiębiorca musi najpierw zapoznać się z zaletami i wadami elektronicznego zarządzania dokumentami, aby podjąć właściwą i odpowiednią decyzję.

Powód rozwoju

Korzyści z elektronicznego zarządzania dokumentami są liczne i znaczące. Prowadzi to do tego, że stale się rozwija i jest wprowadzana do pracy różnych przedsiębiorstw, które są nie tylkokomercyjne, ale także publiczne. Do głównych warunków jego skutecznego i ciągłego rozwoju należą:

• Przewiduje się możliwość jego zastosowania w ustawodawstwie podatkowym. Niektóre rodzaje deklaracji podatkowych można składać wyłącznie drogą elektroniczną. Dotyczy to raportów dotyczących składek ubezpieczeniowych wymienionych w PF dla pracowników, a także deklaracji 3-NDFL złożonej do Federalnej Służby Podatkowej dla każdego pracownika przedsiębiorstwa. Nawet raport SZV-M dla wszystkich pracowników firmy jest przesyłany elektronicznie, jeśli organizacja zatrudnia więcej niż 25 osób. Dlatego niektóre firmy są po prostu zmuszone do przejścia na dokumentację elektroniczną, ponieważ i tak muszą wydać EDS.
• Do głównych zalet elektronicznego zarządzania dokumentami należy możliwość utrwalenia go w księgowości. Zgodnie z ustawą federalną nr 402 pierwotna dokumentacja księgowa może być generowana nie tylko w formie papierowej, ale także elektronicznej, jeśli możliwe jest jej opatrzenie podpisem elektronicznym.
• Od 2017 r. rozpoczął się efektywny rozwój obiegu tego dokumentu w postępowaniu sądowym. Teraz każde orzeczenie sądu musi być publikowane w otwartych źródłach. Ponadto wszystkie firmy i osoby fizyczne mają możliwość złożenia skargi lub skargi drogą elektroniczną, co wymaga EDS. Dlatego podpis elektroniczny wystawiają nie tylko duże firmy, ale nawet osoby fizyczne.
• Rozwój technologii elektronicznych postępuje błyskawicznie, więc teraz prawie każdy ma dostęp do Internetu, co znacznie upraszcza proces komunikowania się z innymiludzie i urzędnicy państwowi.

Dlatego można argumentować, że korzystanie z takiego przepływu pracy staje się coraz bardziej pożądane.

Kolejna znacząca korzyść

Dodatkowo wiele firm współpracuje z przedsiębiorstwami zlokalizowanymi w innych regionach lub krajach, dzięki czemu wymiana różnych dokumentów jest dużo łatwiejsza podczas prowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentami. Pozwala to znacznie zwiększyć rynki zbytu i nawiązać kontakty z bezpośrednimi producentami.

Jest to dodatkowa istotna zaleta elektronicznego zarządzania dokumentami. Poprawę jakości zarządzania obserwuje się od pierwszego dnia wprowadzenia odpowiedniego systemu.

Jak wejść?

Najpierw szef przedsiębiorstwa ocenia zalety i wady elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. Jeśli zostanie podjęta decyzja o wprowadzeniu go w firmie, wówczas realizowane są w tym celu następujące kroki:

• Odbywa się zgromadzenie wspólników, na którym przeprowadzane jest głosowanie w celu wdrożenia tego systemu.
• Jeżeli decyzja jest pozytywna, odpowiednie polecenie wydaje dyrektor firmy.
• Wskazane jest opracowanie wewnętrznego regulaminu regulującego zasady korzystania z dokumentacji elektronicznej.
• Wybierz podpis, który będzie używany w procesie podpisywania różnych dokumentów.
• Jeżeli wybrany jest podpis prosty, to jest on składany na podstawie kodów i haseł, a także innych środków i dostępu do niegojest ograniczona, dlatego wyznaczana jest konkretna osoba, która zajmie się zatwierdzaniem dokumentacji elektronicznej.
• Wybrano organ certyfikujący. Jest reprezentowana przez wyspecjalizowaną organizację, która zajmuje się elektronicznym zarządzaniem dokumentami. Ważne jest, aby wybrać firmę, z którą współpraca będzie opłacalna i komfortowa. Należy z góry oszacować koszt oferowanych usług, a także różne funkcje, z których można korzystać podczas współpracy. Ustala się, jaką odpowiedzialność ponosi wybrany ośrodek za różne błędy, które mogą pojawić się w procesie prowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentami.
• Przygotowane są dokumenty, na podstawie których zostaje zawarta umowa z wybranym ośrodkiem.
• Objaśnienie umowy z wybraną organizacją. Następnie centrum tworzy i wydaje klientowi certyfikat klucza EDS.
• Następuje bezpośrednie wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentami w pracy organizacji. W tym celu wszystkie dokumenty papierowe są konwertowane na formę elektroniczną i ustalana jest procedura wymiany dokumentacji elektronicznej.

Faktury można wystawiać elektronicznie, ale najpierw należy upewnić się, że korzystanie z takiej dokumentacji będzie wygodne dla kontrahenta. Wynika to z faktu, że firma musi posiadać środki techniczne do przetwarzania tych dokumentów.

Wybór EDS

Wśród korzyści płynących z elektronicznego zarządzania dokumentami są zmniejszone koszty przygotowanialiczne dokumenty papierowe. Ale w każdym razie będziesz musiał ponieść pewne koszty. Dotyczą one wykonania podpisu elektronicznego wykorzystywanego w procesie zatwierdzania dokumentacji elektronicznej.

ETS może być prezentowany w formie niekwalifikowanej lub kwalifikowanej.

Bez kwalifikacji

Wydawana jest przy użyciu kryptograficznej transformacji danych, do której używany jest specjalny klucz, który jest dostępny dla właściciela EDS. Ważne jest, aby z góry zdecydować, kto dokładnie w firmie będzie podpisywał dokumenty elektroniczne.

Za pomocą takiego podpisu możesz wykryć różne zmiany dokonane w dokumentacji po jej podpisaniu.

Kwalifikowany

W tym celu firma otrzymuje specjalny certyfikat zawierający klucz weryfikacyjny EDS. Aby utworzyć taki podpis, brane są pod uwagę wymagania wymienione w ustawie federalnej nr 63.

Zwykle taki EDS jest używany w dużych firmach, które starają się zachować tajemnicę handlową, dlatego dzięki ulepszonemu kwalifikowanemu EDS zapewnione jest bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych.

Po wybraniu konkretnego rodzaju podpisu elektronicznego zostaje zawarta umowa z wybranym centrum certyfikacji.

Zasady wprowadzania systemu do pracy firmy

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentami w porównaniu z papierem są uważane za niezaprzeczalne, ale często w procesie jego wdrażania do pracy organizacji pojawiają się pewne trudności. Dlatego zasady tego procesu obejmują:

• początkowo na zlecenie kierownika wyznaczany jest specjalista, który będzie zajmował się tłumaczeniem dokumentów papierowych na formę elektroniczną;
• na każdym działającym komputerze zainstalowane jest specjalne oprogramowanie, które umożliwia podpisywanie dokumentów za pomocą wcześniej wydanego EDS;
• przy opracowywaniu, przetwarzaniu i uzgadnianiu różnych dokumentów brane są pod uwagę podstawowe zasady pracy biurowej, które dotyczą również dokumentów papierowych;
• dokumenty elektroniczne muszą zawierać wszystkie niezbędne szczegóły, plomby i EDS;
• informacje mogą zostać wprowadzone do regulaminu firmy, jakie metody potwierdzania działań tymi dokumentami zostaną zastosowane.

Proces nie jest uważany za zbyt trudny, jeśli jest dobrze zrozumiany.

Zasady współpracy z innymi firmami

Każda firma, która wdraża taki system w swojej pracy, chce korzystać z dokumentacji elektronicznej we współpracy ze swoimi głównymi kontrahentami. W tym celu przy sporządzaniu umowy z inną firmą należy w treści dokumentu zawrzeć klauzulę, że wszystkie pisma będą przekazywane drogą elektroniczną. Następnie niezbędna dokumentacja jest kompilowana i podpisywana przez wcześniej wydany EDS. Wszystkie narzędzia EDS muszą być certyfikowane, w przeciwnym razie nie mogą być używane podczas działania firmy.

O wiele łatwiej jest ustalić taki przepływ pracy z różnymi agencjami rządowymi, na przykład z Federalną Służbą Podatkową lub Funduszem Emerytalnym. Wynika to z faktu, że takie organizacje posiadają już niezbędne oprogramowanie dopraca z dokumentacją elektroniczną.

Jak przechowywane są dokumenty?

Główną zaletą elektronicznego zarządzania dokumentami jest to, że organizacja nie musi przydzielać oddzielnego pomieszczenia na tworzenie archiwum, ponieważ wszystkie dokumenty są przechowywane na komputerach, serwerach lub różnych nośnikach elektronicznych. Jednak nadal każda firma musi zapłacić za odpowiednie przechowywanie dokumentacji, aby nie miały do niej dostępu nieupoważnione osoby lub organizacje.

Podczas przechowywania dokumentów elektronicznych brane są pod uwagę następujące zasady:

• nazewnictwo spraw jest koniecznie opracowane dla całej firmy, a jej wygląd i treść zależą od dziedziny działalności, w której działa firma;
• przeprowadzane jest badanie wartości dokumentów;
• każda dokumentacja jest oznaczana za pomocą elektronicznego zarządzania dokumentami;
• wszystkie dokumenty muszą być zarchiwizowane.

Po uwzględnieniu tych zasad prawidłowe przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej nie będzie trudne.

Wniosek

Istnieje wiele korzyści z elektronicznego zarządzania dokumentami. Konsekwencją jej wdrożenia jest podniesienie jakości pracy firmy. Aby to zrobić, ważne jest, aby podjąć odpowiednią decyzję dotyczącą zarządzania przedsiębiorstwem, wybrać centrum certyfikacji i wydać EDS. Na komputerach instalowane jest specjalne oprogramowanie i wprowadzane są niezbędne zmiany w lokalnych aktach prawnych firmy.

Z pomocą dokumentacji elektronicznej jest to znacznie uproszczonefunkcjonowanie firmy, a także łatwość współpracy z innymi firmami i organizacjami rządowymi.