Inwentaryzacja w aptece: procedura, dokumenty, skład komisji inwentaryzacyjnej

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 10:38

Inwentaryzacja to weryfikacja inwentarza firmy w określonym dniu poprzez porównanie rzeczywistych danych z informacjami bilansowymi. Jest to główny sposób kontrolowania wartości właściwości. Aby uzyskać więcej informacji na temat przeprowadzania i przetwarzania zapasów w aptece, czytaj dalej.

Ustawodawstwo

Poniższe dokumenty regulacyjne regulują procedurę inwentaryzacji w aptece:

• Rozporządzenie Ministra Finansów nr 49 „Instrukcja inwentaryzacji”;
• ch. 25 Kodeksu Podatkowego Federacji Rosyjskiej;
• FZ nr 129 "O księgowości";
• dokumenty normatywne organu państwowego sprawującego kontrolę wewnętrzną;
• rozkazy kierownictwa organizacji.

Czas

Inwentarz pomaga śledzić przepływ funduszy i określać wartość nieruchomości. Prawodawstwo nie określa jasno warunków i częstotliwości pojednania. Dane te powinny być zapisane w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa. Liczbę przeglądów w roku, ich terminy, wykaz majątku ustala również zarządfirmy.

FZ nr 129 określa sytuacje, w których należy przeprowadzić inwentaryzację w aptece:

• przy przekazywaniu aktywów do wynajęcia, odkupu lub sprzedaży;
• corocznie przed raportowaniem;
• przy zmianie osób odpowiedzialnych;
• kiedy ujawnione zostaną fakty kradzieży mienia;
• w przypadku klęski żywiołowej lub sytuacji awaryjnej;
• kiedy organizacja jest reorganizowana lub likwidowana itp.

Przygotowanie

Przed rozpoczęciem testu musisz utworzyć prowizję. W jej skład najczęściej wchodzi księgowy, przedstawiciel administracji oraz specjalista dobrze obeznany z prowadzeniem biznesu. W odnalezienie nieruchomości „w rzeczywistości” zaangażowana jest również osoba odpowiedzialna finansowo. Skład komisji, termin audytu zatwierdza kierownik przedsiębiorstwa na specjalne zamówienie.

Po podpisaniu komisja rozpoczyna działania przygotowawcze. Przede wszystkim sprawdzany jest magazyn apteczny na obecność alarmu przeciwpożarowego, warunki przechowywania MPZ (obecność sejfów, specjalnych pojemników). Pomieszczenia magazynowe MZP muszą być wyposażone w przyrządy pomiarowe. Wywóz towarów z terytorium organizacji musi być kontrolowany. Wejścia i wyjścia do pomieszczenia, w którym przechowywane są MZP, są zaplombowane. Komisja sprawdza również, czy ze magazynierem została zawarta umowa o pracę i odpowiedzialność.

Zapasy w aptece

Przed obliczeniem rzeczywistych sald wszystkie wpływy gotówkowe są ustalane,faktury od dostawców. Następnie komisja otrzymuje formularz spisu inwentarza. Jest to lista dostępnych wartości, przedstawiona w porządku alfabetycznym. Zawiera listę wszystkich płac minimalnych dostępnych dla organizacji, ich ilości i jakości. Według tych danych sprawdzana jest obecność MZP. Nieruchomość, która nie jest wymieniona, jest nadwyżką. Procedura ich identyfikacji i księgowania zostanie szczegółowo opisana poniżej.

Inwentaryzację w aptece można przeprowadzić na jeden z następujących sposobów: saldo, sprzęt, ręczne wypełnienie listy.

W pierwszym przypadku faktycznie dostępne towary są sprawdzane z wartościami wymienionymi w ustawie. Wszystkie zidentyfikowane rozbieżności są rejestrowane i korygowane w inwentaryzacji. Ta metoda uzgadniania zajmuje bardzo dużo czasu. W trakcie codziennej pracy, zwłaszcza jeśli w aptece panuje duży ruch, wzrasta prawdopodobieństwo umieszczenia leku w niewłaściwym pudełku lub pozostawienia go obok kasy. Zabierając towar, część narkotyków może zostać zmuszona do zażycia bardziej popularnych narkotyków. Bardzo trudno jest przeliczyć całą grę w poszukiwaniu brakującej pozycji. Dlatego podczas takich kontroli często ujawnia się niedobór, który w rzeczywistości nie istnieje. Musimy ponownie pobrać prowizję i ponownie zweryfikować.

Najłatwiejszym sposobem inwentaryzacji w aptece jest użycie sprzętu, który skanuje towary w ich magazynach, przesyła dane z terminala do komputera i automatycznie generuje arkusze inwentaryzacji. Otrzymane informacje są porównywane z danymi księgowymi. Wszystkie rozbieżności są rejestrowane w inwentarzu.

Podobna metodaprzetwarzanie danych zapewnia trzecią metodę. Różnica polega na tym, że pracownicy sami muszą wnieść wszystkie towary do skanera i je przetworzyć. Ten proces zajmuje dużo czasu. Ale jest sposób na racjonalne zorganizowanie czasu.

Prowizję należy podzielić na dwie grupy. Konieczna jest weryfikacja z różnych końców apteki, zbliżając się do siebie. Jedna osoba będzie „serwerem” („liczenie”), a druga osoba „skanowaniem” („pisaniem”). Pierwszy otwiera pudełko i przekazuje wszystkie preparaty partnerowi, który je skanuje i przenosi do osobnego pudełka. Po zakończeniu inwentaryzacji jednego pudełka lub półki należy położyć na nim pudełko z lekami i przejść na kolejną półkę. Po zakończeniu testu wystarczy ułożyć leki we właściwej kolejności. Dzięki tej metodzie inwentaryzacji wszystkie towary, które są nie na miejscu, zostaną wzięte pod uwagę. Komputer obliczy ich liczbę i poda wynik końcowy.

Wyniki zgłoszenia

Po zakończeniu kontroli generowany jest akt inwentaryzacji. Przedstawia zidentyfikowany niedobór i ponowne sortowanie. Oddzielnie generowany jest raport śródroczny dotyczący towarów. Podpisuje go przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej oraz wszyscy uczestnicy audytu.

Rachunkowość nadwyżki

Czasami wyniki audytu ujawniają właściwość, która nie jest odzwierciedlona w bilansie. W takiej sytuacji komisja musi ustalić przyczyny jej wystąpienia. W bilansie nadwyżkę rozlicza się po cenie rynkowej w dniu weryfikacji poprzez zaksięgowanie DT10 KT91. Z dalszymiwykorzystania, nadwyżki te są ujmowane jako wydatki związane ze zwykłą działalnością. W NU ich koszt jest klasyfikowany jako dochód nieoperacyjny. W przypadku dalszego wykorzystania jest odpisywany jako wydatki przy obliczaniu podatku dochodowego.

Jeżeli kierownictwo zdecydowało się sprzedać określone płace minimalne, wówczas księgowanie wydatków za takie operacje będzie się odbywać w innej kolejności. Dochód ze sprzedaży zidentyfikowanych nadwyżek należy pomniejszyć o cenę ich nabycia. Nie ma takich informacji na temat nadwyżek. Metody jego obliczania nie są określone przez prawo. W związku z tym dochód ze sprzedaży takich produktów nie podlega korekcie, ponieważ koszty ich wytworzenia nie zostały uwzględnione podczas inwentaryzacji.

Zasady zapasów

Uzgadnianie sald w aptece różni się od zwykłego inwentarza. Komisja może przeprowadzić wyłącznie audyt w całości. Brak choćby jednego z jej członków może być podstawą do zaprotestowania wyników. Podczas inwentaryzacji należy zwrócić szczególną uwagę na następujące punkty:

• Leki podlegające rozliczeniu ilościowemu są rozliczane według rodzajów, opakowań, nazw, form i dawek. Są one wprowadzane do aktu inwentarza w grupach.
• Odpowiedzialność za kradzież środków spoczywa na kierowniku magazynu, jeśli komisja może udowodnić jego winę. Pracownik musi zapłacić grzywnę w wysokości stukrotności szkody wyrządzonej osobie prawnej.
• Podczas uzgadniania środków trujących sporządzany jest oddzielny formularz inwentarzowy. W przypadku wykrycia odchyleń powyżej zatwierdzonychnormy, kierownik musi powiadomić o tym wyższą organizację w ciągu trzech dni.

Rozliczanie braków w ewidencji księgowej

Niedobory nie mogą być pokryte nadwyżkami. Odpisuje się je zgodnie z ustalonymi normami na polecenie kierownika. Stawki odpisów nie dotyczą leków produkowanych fabrycznie.

Utraty narkotyków nie można przypisać naturalnemu marnotrawstwu:

• podczas przechowywania, transportu, z powodu naruszenia warunków i zasad eksploatacji technicznej;
• podczas naprawy lub transportu sprzętu;
• podczas operacji magazynowych, wypadków, sytuacji awaryjnych;
• straty technologiczne.

W księgach rachunkowych niedobór dotyczy kosztów dystrybucji i znajduje odzwierciedlenie w księgowaniach:

DT94 KT10 - wpis dokonywany na podstawie aktu inwentarza;

DT20(44) KT94 - wpis dokonywany na podstawie certyfikatu obliczeń.

W NU straty mieszczące się w normach strat są powiązane z kosztami materiałów. Same normy są wskazane w takich rozporządzeniach Ministerstwa Zdrowia: nr 1689 (2007), nr 375 (1996), nr 284 (2001), nr 2 (2007).

Jeżeli apteka GORZDRAV wykryje niedobory przekraczające normy, koszty są odpisywane na rzecz winnych z następującymi wpisami:

• DT94 KT10 - na podstawie wyciągu z konta.
• DT73.2 KT94 - na podstawie kolejności głowy.

Kodeks pracy przewiduje obowiązek pracownika do naprawienia rzeczywistej szkody pracodawcy. Przez to ostatnie rozumie się realne ubytek majątku lub pogorszenie jego stanu, a także konieczność poniesienia przez pracodawcę kosztów przywrócenia mienia. Osoby odpowiedzialne finansowo muszą w pełni zrekompensować szkodę. Jeżeli pracownik dobrowolnie odmówi naprawienia szkody, której wysokość przekracza jego średnie miesięczne zarobki, wówczas odzyskanie odbywa się na drodze sądowej.

Jeżeli sprawcy nie zostaną zidentyfikowani lub sąd odmówi odzyskania, straty są odpisywane w wynik finansowy: DT91 KT94.

Rozliczanie braków w NU

W NU takie straty są uwzględniane w kosztach nieoperacyjnych. Fakt nieobecności sprawców musi być udokumentowany przez uprawniony organ. Przypadki kradzieży kosztowności w aptece powinny być rozpatrywane przez organy państwowe. Jeżeli sprawcy nie zostaną wykryci, śledztwo wstępne zostaje wstrzymane. Komisja wydaje w tej sprawie uchwałę, której kopię przesyła prokuratorowi. Kopia tego dokumentu tylko potwierdza nieobecność sprawców.

Nieruchomość, której brak ujawnił się podczas inwentaryzacji, nie była wykorzystywana do transakcji VAT. Jeżeli sprawcy kradzieży nie zostaną wykryci, wówczas kwota podatku podlega odzyskaniu.

Zapasy w aptece: dokumenty

Prawo nie ustanawia jasnych form przetwarzania wyników kontroli. Dlatego miejski wydział zdrowia apteka może opracować własną formę ustawy, wskazując w niej wszystkie niezbędne szczegóły. Możesz przyjąć jako podstawę gotowe formularze Państwowego Komitetu Statystycznego (na przykład INV-3) i uzupełnić je o niezbędne pola.

Ten spis inwentarzowy wskazuje wszystkich członków komisji, miejsce kontroli, informacje o jednostkach miary,faktyczna dostępność obiektów i dane bilansowe.

Wyniki inwentaryzacji (niedobory i nadwyżki w ujęciu ilościowym i pieniężnym) znajdują odzwierciedlenie w ustawie poprzez porównanie rzeczywistej dostępności leków z danymi księgowymi. Przeterminowane leki należy umieścić w osobnym spisie. Ułatwi to ich odpisanie. Te leki nie powinny być uwzględnione w ogólnej ustawie o spisie.

Odpisanie przeterminowanych leków

Procedura ustalania okresu trwałości leków jest obowiązkowa dla wszystkich firm farmaceutycznych. Termin ważności rozumiany jest jako czas, przez który lek musi w pełni spełniać wszystkie wymagania farmakopealne i warunki techniczne, w jakich został wydany. Przeterminowane leki należy wycofać ze sprzedaży i spisać. W tym celu możesz opracować własny formularz dokumentu lub skorzystać z ustalonego: TORG-15, TORG-16.

Nie ma żadnego dokumentu regulacyjnego, który określałby zasady niszczenia narkotyków. W ramach tej operacji można odwołać się do rozporządzenia Ministerstwa Zdrowia N 382. Wskazuje ono na obowiązek właściciela produktów niskiej jakości, podrobionych i sfałszowanych do ich zniszczenia. Sama procedura jest regulowana dekretem rządowym nr 674. Takie leki są przekazywane na podstawie umowy do wyspecjalizowanej organizacji, która posiada licencję na unieszkodliwianie odpadów klas I-IV.

Podatek dochodowy

Procedura odpisywania przeterminowanych leków zwykle nie budzi wątpliwości. Pracowników księgowych interesuje przede wszystkim sposób odpisywania poniesionych wydatków.

Ministerstwo Finansów w piśmie N 03.03.06.01.24154 wyjaśniło, że koszt przeterminowanego towaru i koszty jego usunięcia można przypisać do wydatków (art. 264 Ordynacji podatkowej), pod warunkiem że te ostatnie są udokumentowane. Zwróć szczególną uwagę na ten punkt.

W przypadku inwentaryzacji magazynu aptecznego często używany jest list przewozowy TORG-15. Nie wyświetla jednak informacji o charakterze defektów. W związku z tym, aby potwierdzić wydatki na usuwanie leków, należy złożyć następujące dokumenty:

• akt spisu inwentarza;
• decyzja właściciela narkotyków o wycofaniu i zniszczeniu;
• umowa z firmą zajmującą się utylizacją odpadów, kopia jej licencji;
• dokument potwierdzający transfer narkotyków;
• certyfikat utylizacji.

W tych dokumentach należy ujawnić następujące informacje:

• miejsce zniszczenia;
• nazwa leków, ich forma, dawkowanie, seria, jednostka miary;
• liczba przeniesionych narkotyków;
• informacje o opakowaniach i opakowaniach;
• nazwa producenta.

Wszystkie te dane są potrzebne do identyfikacji wyrzuconych leków.

Wniosek

Co najmniej raz w roku, przed złożeniem raportów rocznych, należy przeprowadzić inwentaryzację w aptece. Proces porównywania stanu faktycznego z numerem musi być odnotowany w zatwierdzonych dokumentach w:w określony sposób. Jeśli to możliwe, lepiej skorzystać z komputerowej metody zbierania danych. Wszystkie leki, których termin ważności upłynął, są rejestrowane w osobnym akcie wskazującym wszystkie dane niezbędne do ich dalszego odpisania. Tylko w przypadku spełnienia tych wymagań, koszty przeterminowanych towarów i koszty ich utylizacji mogą zostać poniesione.